E-mail hoort in het archief!

Bijna iedereen heeft er mee te maken: een steeds toenemend aantal e-mails dat dagelijks binnenkomt, behandeld en eigenlijk ook nog gearchiveerd moet worden. Wereldwijd gaat het om honderden miljarden berichten per dag!

Alhoewel e-mail een geweldige manier is van zakelijk communiceren, levert het goed archiveren ervan een aantal problemen op. Voor een deel van de problemen geldt dat ze groter worden vanwege het sterk groeiende aantal berichten.

Persoonlijke ontvangst zakelijke berichten zorgt voor beperkte toegangelijkheid

De enorme digitale documentenstroom, die e-mail eigenlijk is, is meestal persoonlijk gericht. Dit geldt uiteraard voor privéberichten maar ook voor zakelijke e-mail. In tegenstelling tot papieren documenten komen zij niet op één centrale plek de organisatie binnen maar direct in de persoonlijke inbox. 
In veel gevallen is dit een voordeel maar er kleeft ook een belangrijk nadeel aan. Deze digitale documenten zijn meestal niet toegankelijk voor andere personen. Als een medewerker voor kortere of langere tijd afwezig is en zijn e-mail is niet toegankelijk voor collega’s, kan niemand bij deze - vaak zakelijke - documenten. Als een medewerker de organisatie verlaat, geldt in wezen hetzelfde.

Overzicht ontbreekt bij ordenen van e-mail

Veel mensen en sommige organisaties kiezen er voor om e-mail te ordenen in mappen. Meestal wordt er dan gekozen voor een ordening die aansluit bij het persoonlijke werkproces en dat is vaak het proces van de afdeling waar iemand werkzaam is. Regelmatig ontstaan er zo binnen één organisatie diverse structuren, die aansluiten bij uiteenlopende processen. Voorbeelden hiervan zijn uiteraard de mappen per klant op project die door de afdeling Verkoop met commerciële berichten worden gevuld en door Support met hun berichten.

De nadelen van deze werkwijze zijn:

  • Binnen een afdeling werkt het goed, maar het inzicht over de afdelingen heen, en dus processen, ontbreekt. Als iemand van de afdeling Verkoop wil weten wat er door de afdeling Support gecommuniceerd is met een klant, zal hij dat moeten vragen aan Support.
  • Er wordt vaak veel dubbel werk verricht, omdat meerdere mensen hetzelfde bericht gaan archiveren.
  • De structuur beperkt zich tot e-mailberichten en andere documenten zullen dus op een andere manier moeten worden teruggezocht.

E-mailarchiveringssystemen vergroten het probleem

Er zijn veel systemen te koop onder de noemer e-mailarchivering. Veel van deze systemen richten zich in feite op het uitbreiden van de opslagcapaciteit van de e-mailserver. In sommige gevallen kan er nog wat extra informatie in de vorm van tags aan de berichten worden toegevoegd. In deze systemen worden de bestaande structuur gekopieerd en opslagcapaciteit uitgebreid.

In feite lossen deze systemen het probleem niet op maar vergroten ze het. Nog meer e-mail, van een nog langere periode, wordt in een slechte structuur bewaard. Vaak is deze archiefstructuur bovendien nog minder toegankelijk dan de normale structuur, alleen de oorspronkelijke eigenaar kan bij de berichten. Bovendien worden de berichten fysiek opgeslagen in de archiefmappen van alle gebruikers die het bericht hebben ontvangen. Hierdoor is de benodigde opslagcapaciteit voor het archief veel groter dan die in het oorspronkelijke e-mailsysteem, waar een CC vaak leidt tot een verwijzing en niet tot het nogmaals opslaan van hetzelfde bericht.

Eén bedrijfsbreed digitaal archief

Door e-mail samen met andere documenten te archiveren in een bedrijfsbreed digitaal archief worden de hierboven geschetste problemen opgelost. Uiteraard is het hierbij een voorwaarde dat de structuur van het digitale archief aansluit bij de informatie-architectuur van de organisatie. Hierdoor kunnen vanuit het digitale archief uiteenlopende processen ondersteund worden.

Digitaal archiveren direct met de Xtendis Outlook Connector

Om e-mail goed te kunnen archiveren in een digitaal archief moet dat uiteraard voor iedereen eenvoudig zijn. Daarnaast is het uiteraard wenselijk om te voorkomen dat een bericht meerdere keren wordt gearchiveerd. De Xtendis Outlook Connector laat om die reden bij het opnemen van een bericht in Outlook altijd direct zien of het bericht al gearchiveerd is en zo ja met welke kenmerken. Bovendien toont deze Connector de structuur en vult die alvast met eerder gebruikte kenmerken.

 

johan

Johan Blank

Algemeen Directeur

Plaats reactie