E-mail archiveren met Outlook: leuk voor thuis!

Toen ik vorige week mijn Outlook opstartte, werd de tekst “Archive like a pro” getoond. Dit maakte mij natuurlijk nieuwsgierig. Als Microsoft iets roept dan ben ik in eerste instantie altijd genegen om dat serieus te nemen dus stelde ik mijzelf de vraag: “wat zou Microsoft hiermee bedoelen?”

Ik was er snel achter want zoals iedereen kan lezen, staat het in hetzelfde bericht. “Archive like a pro” betekent dat je snel een e-mail kunt verplaatsen naar een andere map (in Outlook natuurlijk). Volgens mij is het enige dat nieuw is, dat deze mogelijkheid nu wordt gevat onder de noemer “Archive like a pro” en daar ben ik het erg mee oneens!

Hieronder een aantal redenen die ervoor zorgen dat ik het opbergen van e-mail in mappen, hoe handig het voor sommige mensen ook kan zijn, zeker geen professionele manier van archiveren of zelfs bewaren vind. Als je e-mail wilt archiveren dan zul je daarvoor een volwaardige oplossing moeten kiezen, zoals Expansion dat met Xtendis biedt.

E-mail in mappen is beperk toegankelijk

Een e-mailbericht komt altijd binnen in een map en meestal is dat een persoonlijke Inbox. Uiteraard kun je een bericht snel verplaatsen naar een map met een betekenisvolle naam. Deze map kun je ook nog delen, bijvoorbeeld met een aantal collega’s. In een klein MKB bedrijf kan dit nog redelijk werken maar bij grotere organisaties is dit niet beheersbaar. Tenzij je ervoor kiest alle e-mail met iedereen te delen, maar dat brengt weer andere problemen met zich mee.

Dubbel werk en dubbele opslag

E-mails zijn vaak gericht aan meer dan één persoon. Aan het oorspronkelijke bericht is niet te zien dat een collega dit al verplaatst heeft naar een gedeelde map. In de praktijk zal dit betekenen dat de kans groot is dat meerdere mensen hetzelfde bericht in dezelfde gedeelde map plaatsen.

De mappen in Outlook zijn één dimensionaal

De mappen in Outlook kennen met betrekking tot bewaren en terugvinden dezelfde problemen als een mappen structuur in Windows verkenner (zie eerdere blogs, waaronder blogpost 'Een mappenstructuur op de server is toch al een digitaal archief?' ) Een bericht kan altijd maar via één route worden opgeborgen en dus ook worden teruggezocht.

Xtendis biedt voor mail archiveren een oplossing voor heden, verleden en toekomst

E-mail is nu, anno 2016, verreweg de belangrijkste bron van documenten, net als de brievenbus tien jaar geleden. Om die reden besteden wij heel veel aandacht aan het gemakkelijk en veilig archiveren van mail. Over tien jaar ziet de wereld er weer heel anders uit en dan willen we nog steeds onze oude e-mailberichten en andere documenten raadplegen en onze nieuwe documenten archiveren. Dit is waar Expansion zich op richt en waarvoor Xtendis ontwikkeld is en continue verder ontwikkeld wordt. Een map in Outlook is daarvoor zeker geen alternatief!

Ook jouw bedrijf kan gebruik maken van slimme e-mailarchivering. Ontdek hoe de software van Expansion jou helpt en neem vrijblijvend contact met ons op.

 

johan

Johan Blank

Algemeen Directeur

Plaats reactie