E-depot voor decentrale overheid

De afgelopen maanden heb ik namens Expansion meegedaan in een werkgroep die een programma van eisen heeft opgesteld voor e-depotvoorzieningen voor de decentrale overheden.
Deze werkgroep maakt onderdeel uit van een onderzoek van het Kennis Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) in opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).

Uitdaging door grotere diversiteit aan archiefobjecten

Volgens de formele definitie is een e-depot het geheel van organisatie, beleid, processen, procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging, hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. De steeds grotere diversiteit aan archiefobjecten stellen overheidsorganen voor een uitdaging om te voldoen aan de eisen van de archiefwetgeving. Door het opstellen van een programma van eisen krijgen ze een leidraad voor het invullen van e-depotvoorzieningen.

In de werkgroep wilde KING input verzamelen van alle belanghebbenden, waaronder toekomstige afnemers en aanbieders. Vanuit dit laatste perspectief was ik als vertegenwoordiger van Expansion uitgenodigd.

Lange termijn ervaring duurzame opslag

Mijn doel was om onze lange termijn ervaring in het duurzaam beheren van grote volumes aan archiefobjecten in te brengen in het programma van eisen. Ik heb me voornamelijk met de volgende discussiepunten bezig gehouden:

  • Conversie versus emulatie: om archiefobjecten op de lange termijn raadpleegbaar te houden, zullen ze bij vastlegging in een e-depotvoorziening zoveel mogelijk geconverteerd moeten worden naar archiefstandaarden. Het alternatief, objecten in hun originele formaat beheren in combinatie met het beschikbaar houden van applicaties of emulatievoorzieningen, is in de praktijk onuitvoerbaar.
  • Dynamisch versus statisch: in onze ervaring is een e-depot het meest effectief en efficiënt als het wordt geïntegreerd in de processen en systemen waarin de archiefobjecten initieel ontstaan. De voorziening kan dus het beste onderdeel zijn van of worden geïntegreerd in Document Management en Zaakbeheersystemen. Het alternatief, waarbij objecten vanuit dit soort systemen expliciet worden overgedragen aan een afzonderlijke e-depotcomponent leidt tot extra beheerinspanningen.

Vier varianten inzet e-depot

Uiteindelijk is in het programma van eisen ruimte ingebouwd voor verschillende scenario’s waaruit instellingen een keuze kunnen maken.

  1. e-depot alleen voor statische fase.
  2. e-depot voor afgehandelde en statische fase. Het e-depot maakt onderdeel uit van het archiefsysteem.
  3. e-depot voor lopende, afgehandelde en statische fase. Het e-depot is geïntegreerd in de documentregistratie.
  4. e-depot is geïntegreerd in de documentregistratie én het zaakbeheer.

Gezien de uitgangspunten adviseren wij als Expansion natuurlijk het derde en vierde scenario, maar er zullen omstandigheden zijn waarin dit ambitieniveau niet haalbaar is.De voorziening kan in alle varianten zowel een applicatie als een cloudservice zijn.

Samenwerken om e-depotoplossing te kunnen realiseren

De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) heeft parallel aan het opstellen van de eisen het voortouw genomen en een marktverkenning opgezet. De conclusie uit deze verkenning is dat er op dit moment geen partijen zijn die het complete spectrum van de door VGZ gewenste e-depotvoorziening kan aanbieden. Er zal gezocht worden naar samenwerkingsverbanden. Expansion heeft zich hier actief voor aangeboden en wij hopen dan ook mee te kunnen werken aan het realiseren van de e-depotoplossing voor de VZG.

 

wim

Wim M.G.J. Vis

Commercieel directeur

Plaats reactie