Digitalisering; de basis van optimaal informatiebeheer

Om optimaal aan informatie- en documentbeheer te kunnen doen, is het van wezenlijk belang dat je elk document digitaal voorhanden hebt. Dus niet een paar documenten, maar echt álle voor jou en jouw organisatie waardevolle documenten. Alleen dan kun je ook voldoen aan wet- en regelgeving, die vooral eist dat je verantwoording kunt afleggen over beslissingen en processen. Expansion weet als geen ander, na bijna dertig jaar ervaring, waar de klemmen en voetangels zitten.

Expertise in beheer

Niet dat wij zelf voor jou gaan digitaliseren. Daar zijn andere experts voor. Experts waar wij overigens wel uitstekend mee (kunnen en willen) samenwerken. Onze expertise ligt echter in het beheer van digitale informatie. Hiervoor hebben wij het document management systeem Xtendis ontwikkeld. Je kunt het beheer van informatie helemaal binnen de muren van jouw eigen organisatie toepassen of je kunt het uitbesteden. In het laatste geval laat je het aan ons over om binnen een online-omgeving jouw documenten te kunnen raadplegen, beheren en alle acties daaromheen te kunnen vastleggen. Dat zijn de zogenaamde SaaS- of hosting-oplossingen. Je neemt dan bij ons een gecertificeerde dienstverlening af, waarbij wij jou kunnen garanderen dat je voldoet aan wet- en regelgeving en bovendien ook nog eens bespaart op tijd, ruimte, moeite en geld.

De digitale transitie

In een tijd waarin veel organisaties worstelen met de overgang van analoog naar digitaal is het van wezenlijk belang dat je zo snel mogelijk alle relevante informatie digitaal beschikbaar hebt voor jouw medewerkers. Dan kunnen zij plaats- en tijdonafhankelijk werken, omdat zij alle voor hun werk belangrijke en actuele informatie kunnen raadplegen. Alles draait om informatie beschikbaar te hebben op de juiste tijd en op de juiste plaats bij de juiste medewerkers. De transitie naar een digitaal werkende organisatie – waar je zoveel over hoort en leest en waarmee zovelen nog worstelen - begint dus eigenlijk bij het digitaal beschikbaar hebben van documenten en informatie.

Waarom is het beschikbaar hebben van digitale documenten zo belangrijk?

Heb je dat niet voor elkaar, dan kom je voor lastige problemen te staan. Problemen waaraan risico’s kleven die je veel geld kunnen kosten. De kans is namelijk aanzienlijk dat er missers worden gemaakt doordat:

  • niet iedereen de informatie kan zien die hij nodig heeft voor een juiste beslissing;
  • het versiebeheer lastiger is;
  • de actualiteit niet goed kan worden gegarandeerd, zeker niet als ook papieren versies van documenten nog in omloop worden gebracht;
  • er een groot gevaar schuilt in de vorming van ‘schaduwarchiefjes’; 
  • bij back-ups niet altijd alles wordt meegenomen;
  • compliancy niet kan worden gegarandeerd met alle risico’s op claims achteraf van dien;
  • gevoelige en persoonlijke informatie rondzwerft waar het niet mag zijn;
  • het overzicht totaal ontbreekt.

Kies voor een doordachte strategie

Er is dus alle reden voor om zo snel mogelijk de stap te maken naar een volledig digitaal werkende organisatie. Dat vereist echter wel een doordachte strategie. Het (laten) digitaliseren van een bestaande chaos geeft je immers alleen maar toegang tot een digitale chaos.

Het vooraf inventariseren van wat de status is van jouw informatieverzamelingen is cruciaal voor een succesvol digitaal beheer. Elk document digitaal beschikbaar wil ook weer niet zeggen letterlijk élk document. Er zijn voldoende documenten die niet digitaal beschikbaar hoeven te zijn en te blijven. Simpel gesteld: documenten die niet van belang zijn voor het betreffende bedrijfsproces en/of het achteraf kunnen verantwoorden van beslissingen hoeven niet (te worden gedigitaliseerd of) digitaal bewaard te blijven.

Het is echter wel een stuk eenvoudiger om documenten die digitaal zijn, voorzien van de juiste kenmerken en gekoppeld aan alle acties die van belang zijn voor die specifieke documenten, aan zo’n beheerregime te onderwerpen.

De voordelen van digitaal informatiebeheer

Goed ingericht en consequent bijgehouden digitaal informatiebeheer in Xtendis kent veel voordelen:

  • Alle informatie is beschikbaar voor iedereen die erbij zou moeten kunnen; 
  • Het is altijd duidelijk wat de meest recente versie van een document is;
  • Alle informatie is actueel en volledig; 
  • Alle informatie is direct vindbaar op basis van specifieke kenmerken die worden meegegeven aan de documenten;
  • Ook relevant e-mailverkeer kan in Xtendis direct worden gearchiveerd en beheerd;
  • Alle informatie wordt in Xtendis volgens wet- en regelgeving opgeslagen en beheerd;
  • Alle handelingen rondom documenten worden geregistreerd en vastgelegd, zodat je achteraf kunt traceren wat er is gebeurd.

Zoek een betrouwbare partner met expertise 

Het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving is tegenwoordig een van de belangrijkste aspecten van goed en doordacht informatiebeheer. Er gaat veel informatie rond in jouw organisatie, ook vertrouwelijke, persoonlijke informatie. Daaraan kleven allerlei lastige vraagstukken over wat je wel en niet mag of moet met die informatie.

Daarvoor zoek je een betrouwbare partner die weet wat er speelt en daar ook in de praktijk werkende oplossingen voor heeft. Voldoen aan wet- en regelgeving met papieren versies van documenten is een uitdaging: compliancy is alleen haalbaar met een strategisch en goed ingericht digitaal document management systeem, zoals Xtendis.

Expansion voldoet met Xtendis aan alle denkbare eisen met betrekking tot informatiebeveiliging, transparantie van processen en informatiestromen en adequaat beheer. Dat doen we al jarenlang met veel succes bij uiteenlopende klanten en in veel branches.

Wil je over op digitalisering? Expansion denkt graag met je mee in oplossingen.

Vul nu het contactformulier in

 

marcel

Marcel Kuiper

Sales Consultant

Plaats reactie