Digitaal archiveren en duurzaam informatiemanagement: waarom zou je?

Wat is (digitaal) archiveren?

In feite is archiveren niets anders dan informatie zodanig opbergen dat je deze op een later tijdstip weer kunt raadplegen. Het doel is dus niet het opslaan van informatie, maar het vinden ervan. Het grote verschil tussen het opslaan en archiveren is dan ook dat archiveren een zoekmethodiek impliceert die het vinden van informatie makkelijker maakt.

Digitaal archiveren is simpel gezegd het proces van het opslaan, organiseren en beheren van elektronische documenten en gegevens, in een geordend systeem voor toekomstig gebruik. In tegenstelling tot traditioneel archiveren, waarbij fysieke documenten worden opgeslagen in archiefkasten of opslagruimten, worden documenten en gegevens bij digitaal archiveren opgeslagen in elektronische vorm. Dit gebeurt op servers, cloudopslag of andere digitale opslagmedia.

Digitaal archiveren is echter niet beperkt tot het eenvoudigweg opslaan van elektronische bestanden op een harde schijf of server. Het is ook niet alleen maar het digitaliseren van fysieke documenten zonder een gestructureerd systeem voor organisatie en toegang. Digitaal archiveren is veel meer dan alleen een kwestie van technologie; het vraagt ook aandacht voor beleid (denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet), procedures en naleving van regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming en -beveiliging. En tenslotte is digitaal archiveren geen eenmalige actie. Het is een doorlopend proces van beheer, onderhoud en verbetering van de digitale archieven zodat deze in lijn blijven met de veranderende eisen en wensen van je organisatie.

Is een digitaal archief echt nodig?

Volgens Wikipedia is digitalisering ‘de overgang van informatie naar een digitale vorm, dat wil zeggen in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten zoals computers.’ Door deze apparaten aan elkaar te koppelen en informatiebronnen te combineren, ontstaan er nieuwe inzichten, staan traditionele businessmodellen op hun kop, en volgen veranderingen elkaar in snel tempo op.

Het informatielandschap van vandaag de dag is geen passief, stoffig concept. Het is een productiemiddel geworden, een onmisbare schakel en tevens ingrediënt van ontelbare processen. Onderliggende informatie en documenten dienen bijvoorbeeld als onderbouwing van besluitvorming, ze zijn een bron van gegevens die verwerkt moet worden, of zorgen voor de (wettelijke) bewijslast.

In deze dynamiek past het niet meer dat je tijd verliest aan het zoeken van een fysiek dossier dat zich ‘ergens’ in je organisatie bevindt. Bovendien is ruimte kostbaar, dus waarom zou je dat aan een statisch en fysiek archief besteden? Snelheid en efficiënte en 24x7 beschikbaarheid van documenten is de norm. Het liefst op verschillende apparaten, op willekeurig welke plek. Een digitaal archief maakt dit mogelijk.

Welke eisen stel je aan een digitaal archief?

Behalve dat digitaal archiveren vaak over documenten gaat en logischerwijs sterk aan documentmanagement en informatiemanagement gelieerd is, zien we ook steeds meer vraag naar de mogelijkheid om geluidsfragmenten en afbeeldingen op te slaan. Het digitale archief moet de bijbehorende specifieke bestandsformaten in de importprocessen ondersteunen. Het kunnen beschikken over goede integratiemogelijkheden met andere systemen, minimaal via de gangbare koppelvlakken webservices en XML data, is daarom een absolute voorwaarde.

De tijd dat archiveren aan het eind van het werkproces kwam, ligt al ver achter ons. Op het moment dat een document wordt gescand, een e-mail binnenkomt of een whatsappbericht wordt gearchiveerd, is het direct voor iedereen beschikbaar. Het digitale archief moet daarom meerdere kanalen (multichanneling) ondersteunen met de juiste importprocessen.

Digitale documenten vormen steeds meer een onderdeel van de actieve bedrijfsvoering. Een modern digitaal archief heeft om deze reden meestal een workflow component in zich. Het kan de status van documenten actief veranderen en andere systemen triggeren. Bijvoorbeeld een behandelaar die in het primaire systeem een melding krijgt op het moment dat een document in een specifiek dossier is opgeslagen.

Het delen en beschikbaar stellen van informatie vraagt om een juiste autorisatie. Een goed autorisatiebeleid zorgt ervoor dat informatie alleen voor diegene beschikbaar is die er recht op heeft. Een systeem moet je beleid ondersteunen en hetzelfde geldt voor de leverancier van de software. Kijk daarom naar een ISO 27001 keurmerk. Dit geeft je nooit 100% garantie, maar wel de zekerheid dat de organisatie heeft nagedacht over de veiligheid van jouw informatie.

Nu dat we weten wat digitaal archiveren wel en niet inhoudt, wat je eraan hebt en welke eisen je stelt aan een digitaal archief, maken we de stap naar hoe het bijdraagt aan duurzaam informatie management.

Duurzaam informatiemanagement

‘Duurzaam’ is een woord dat je wellicht in eerste instantie doet denken aan het milieu, het tegengaan van de opwarming van de aarde. Maar duurzaam in de context van informatiemanagement gaat over het zodanig beheren en bewaren van digitale documenten en informatie, dat het de integriteit, authenticiteit, toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan op lange termijn waarborgt.

Een digitaal archief draagt bij aan duurzaam informatiemanagement omdat het je helpt bij het faciliteren en bewaken van:

• authenticiteit: het verzekeren dat de digitale documenten en informatie zijn wat ze beweren te zijn en dat je hun oorsprong en herkomst kunt verifiëren.
• duurzaamheid: het implementeren van archiveringspraktijken en -processen die ervoor zorgen dat je de opgeslagen digitale documenten en informatie op lange termijn kunt bewaren en gebruiken. Zelfs wanneer de gebruikte technologie gaandeweg verandert.
• integriteit: het waarborgen dat de opgeslagen digitale documenten en informatie niet worden gewijzigd of aangetast in de loop van de tijd en dat hun inhoud betrouwbaar blijft.
• toegankelijkheid: het garanderen dat geautoriseerde gebruikers de opgeslagen digitale documenten en informatie gedurende hun hele levenscyclus gemakkelijk kunnen vinden, terughalen en raadplegen.

Kortom, een digitaal archief is een onmisbaar onderdeel van duurzaam informatiebeheer omdat het helpt om informatie op een efficiënte, toegankelijke, veilige en milieuvriendelijke manier te beheren én te behouden voor toekomstige generaties.