Digitaal archiveren, hoe doe je dat?

Zo’n 3000 jaar v Chr. ontwikkelde zich in het huidige Irak het spijkerschrift. Het spijkerschrift werd geschreven op kleitabletten (tokens), waarop men met een rietstengel wig- en spijkervormige inkepingen maakte. Met het toenemen van de handel bestond er de behoefte om verhandelde producten en eventuele tegoeden te kunnen bijhouden. Is dit wellicht de oudste vorm van archivering? In ieder geval zijn de aantekeningen duurzaam bewaard gebleven en kunnen we ze na vele eeuwen nog steeds lezen.

Archiveren doen we al vele eeuwen en om verschillende redenen. De behoefte aan een geheugensteun, om iets achteraf aan te kunnen tonen of als bron van informatie is al zo oud als de mensheid. Ook nu is de hoeveelheid informatie en de digitale vorm waarin het wordt aangeboden, reden om onze archiveringsmethode tegen het licht te houden.

Wat is archiveren?

In feite is archiveren niets anders dan informatie op een dusdanige manier opbergen dat die op een later tijdstip nogmaals geraadpleegd kan worden. Het doel is dus niet het opslaan van informatie, maar het vinden ervan. Het grote verschil tussen het opslaan en archiveren is mijns inziens dan ook dat archiveren een zoekmethodiek impliceert die het vinden van informatie vergemakkelijkt.

Tegenwoordig staan we niet meer op een kleitablet met een rietstengel te zwaaien. Dat is ook niet praktisch doordat de meeste informatie die wij voor ogen krijgen, van digitale oorsprong is. Een onderzoek van IDC laat zien dat in het jaar 2020 de hoeveelheid digitale informatie zelfs met een factor 30 is toegenomen. Digitale archivering is hieraan onlosmakelijk verbonden. Het hebben van een goede informatiehuishouding met hierin een centraal digitaal archief is allang geen luxe meer, maar een voorwaarde om als organisatie te kunnen voortbestaan.

De voordelen van digitaal archiveren

• Plaatsonafhankelijk bij informatie kunnen.
• Mogelijkheden tot data-integratie door te koppelen met andere systemen.
• Beschikbaarheid (24x7) van informatie.
• Ruimtebesparing.
• Ondersteuning van multi-channel communicatie (Whatsapp, e-mail, etc.).
• Goede beveiligings- en autorisatiemogelijkheden.

Waar moet ik bij digitaal archiveren aan denken?

Behalve dat digitaal archiveren vaak over documenten gaat, kom ik ook steeds meer de vraag tegen om geluidsfragmenten of afbeeldingen op te slaan. De bijbehorende specifieke bestandsformaten moeten natuurlijk wel door het digitale archief in de importprocessen ondersteund kunnen worden.

Door systemen aan elkaar te koppelen en informatiebronnen te combineren ontstaan er nieuwe inzichten, staan traditionele business-modellen op hun kop en volgen veranderingen elkaar in rap tempo op. Onderliggende documenten dienen als onderbouwing van besluitvorming, bieden informatie of voorzien in de (wettelijke) bewijslast. Het past niet meer in deze dynamiek dat er naar een fysiek dossier gezocht moet worden, of dat er op diverse plaatsen moet worden gezocht. Bovendien is ruimte kostbaar, dus waarom zou je dat aan een statisch en fysiek archief besteden? Snelle beschikbaarheid, 24x7 is de norm. Een digitaal archief is hierin essentieel. Een digitaal archief moet hierom te koppelen zijn met andere systemen, minimaal via de gangbare koppelvlakken webservices en XML data.

De tijd dat archiveren aan het eind van het werkproces kwam, ligt al ver achter ons. Op het moment dat een document gescand wordt, een mail binnenkomt, een whatsapp bericht wordt gearchiveerd, is het direct voor iedereen beschikbaar. Meerdere kanalen (multichanneling) moet worden ondersteund met de juiste importprocessen van het systeem. De digitale documenten vormen steeds meer een onderdeel van de actieve bedrijfsvoering. Een modern digitaal archief heeft om deze reden meestal een workflow component in zich. Het kan de status van documenten actief veranderen en andere systemen triggeren. Bijvoorbeeld de behandelaar krijgt in het primaire systeem een melding als een document in een specifiek dossier is opgeslagen.

Het delen en beschikbaar stellen van informatie kent ook een aandachtspunt, een juiste autorisatie. Een goed autorisatiebeleid zorgt ervoor dat informatie alleen voor diegene beschikbaar is, die er ook recht op heeft. Een systeem moet een juist beleid ondersteunen, evenals de organisatie die het systeem op de markt brengt. Een ISO 27001 als keurmerk is geen garantie, maar geeft je in ieder geval de zekerheid dat de organisatie nagedacht heeft over de veiligheid van jouw informatie.

Praktische tips voor digitaal archiveren

  1. Bepaal doel en omvang
    Bepaal het juiste doel en de omvang van het digitale archiveringsproject. Zaken digitaal archiveren die niet of nauwelijks geraadpleegd worden, is zonde van uw tijd en geld. “Investeren in het verleden”, noem ik dat.

  2. Wat levert het je op?
    Bepaal wat het je oplevert als je bepaalde informatie digitaliseert. Deze afweging lijkt voor de hand liggend, maar ik zie nog te veel organisaties die een urgentie hebben om alles te digitaliseren, zonder dat daar directe aanleiding toe is.

  3. Fasering
    Een fasering is noodzakelijk voor het vasthouden van het enthousiasme en het behalen van resultaten. Voor het beheersbaar houden van het digitaliseringsproces kun je denken aan de volgende scenario's:
    - Digitaliseren als je het fysieke dossier/stuk in handen hebt (een soort van scanning on demand)
    - Digitaliseren vanaf moment X.
    - Digitalisering per afdeling of werkproces.

    Natuurlijk kun je de digitaliseringswerkzaamheden ook uitbesteden aan derden, of hier uitzendkrachten voor inhuren. Hierbij moet natuurlijk altijd de vertrouwelijkheid van de te digitaliseren informatie in acht worden genomen.

  4. Bepaal vooraf functionele eisen
    Bepaal vooraf de functionele eisen van een nieuw digitaal archief. Waar moet het minimaal aan voldoen? Laat je niet verleiden tot een groeiende lijst aan wensen en eisen, die in veel gevallen “nice to have” zijn. Dit gevaar ligt altijd op de loer. Zeker als je besluit een projectgroep te formeren met deelnemers van verschillende afdelingen, met ieder zijn/ haar eigen aandachtsgebieden.

  5. Creëer draagvlak
    Dat brengt mij meteen bij de laatste tip. Zorg voor draagvlak in de organisatie door een projectgroepsamenstelling met de juiste mensen. Laat de groep niet te groot worden (max. 6 man) en kies collega’s die veranderingsbereid zijn, anders bestaat de kans op een trage en lange besluitvorming. Dan hadden we net zo goed op ons ons kleitablet kunnen blijven schrijven...

Expansion heeft al meer dan 28 jaar ervaring met het succesvol implementeren van haar digitaal archiefsysteem Xtendis. Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie over onze werkwijze.

 

marcel

Marcel Kuiper

Sales Consultant

Plaats reactie