De mappenstructuur deel twee en het bonnetje van Teeven

Deze blog is een vervolg op de blog van Marcel Kuiper van 8 januari met als titel “Een mappenstructuur op de server is toch al een digitaal archief”. 

De afgelopen weken is er veel aandacht geweest voor één bonnetje dat inzicht zou moeten geven in het bedrag dat in het jaar 2000 is overgemaakt aan crimineel Cees H. Uiteindelijk zijn zelfs een minister en een staatssecretaris afgetreden toen het bonnetje uiteindelijk toch gevonden was. De speurtocht naar dit bonnetje schijnt € 50.000,- gekost te hebben en levert natuurlijk een enorm imagoschade op.

In deze blog gebruik ik deze situatie als voorbeeld om toe te lichten wat er mis gaat als je een mappenstructuur gebruikt als digitaal archief. Ik ga er overigens vanuit dat het Ministerie van Veiligheid en Justitie dit bonnetje niet in een mappenstructuur heeft bewaard. Het bonnetje van Teeven gebruik ik uitsluitend als voorbeeld omdat het een actueel onderwerp is en het belang van digitale archivering onder de aandacht brengt.

Ter verduidelijking van het probleem heb ik een eenvoudig voorbeeld uitgewerkt van een mappenstructuur voor Justitie. Vergelijkbare mappenstructuren komen wij in de praktijk vaak tegen. In dit voorbeeld is een onderverdeling gemaakt naar de volgende entiteiten:

  • Financieel. In deze map worden documenten opgeslagen met een onderverdeling naar jaar en type document. In het voorbeeld zijn er bankafschriften en in- en verkoopfacturen.
  • Projecten. In de map Projecten zitten projectgerelateerde documenten. Binnen deze map is uiteraard ook weer sprake van een onderverdeling, maar die laat ik verder buiten beschouwing.
  • Relaties. In de map Relaties zit per relatie één map met daarin alle documenten van de betreffende relatie. In dit voorbeeld leven wij in een fantastisch land met maar twee criminelen namelijk Cees H en Willem H.
tumblr-inline-nlgbawz69h1t6czix-500

In deze structuur zou het bonnetje in de met rood onderstreepte mappen kunnen zitten. Om het bonnetje te kunnen terugvinden zal je dus in deze mappen moeten zoeken. Uiteraard hoort het document in de map Financieel, maar als je het daar niet kunt vinden is, ga je daar toch verder zoeken in de map Relaties en waarschijnlijk ook in Projecten (het moet toch ergens zijn!).

Kortom een zoektocht langs allerlei mappen die misschien het gezochte document oplevert. Als vervolgens in één van de mappen het document gevonden wordt, is de volgende vraag natuurlijk of je het betreffende bestandsformaat nog kan openen en of het authentiek is. Ook dat wordt namelijk op geen enkele manier gewaarborgd bij het gebruik van een mappenstructuur als digitaal archief.

De mappenstructuur en bewaartermijnen

De bewaartermijn voor financiële documenten is zeven jaar. Na deze periode mogen de documenten van de Belastingdienst verwijderd worden. Het is niet meer dan redelijk om te veronderstellen dat dat na vijftien jaar zeker gebeurd zou zijn en dat het gezochte document dus in de map Financieel, waar het in deze structuur thuishoort, niet meer is terug te vinden. Ook dit is een cruciaal nadeel van de één dimensionale inrichting van een mappenstructuur. Een document staat in de map Financieel of in de map Projecten en vrijwel nooit in allebei (technisch kun je een document natuurlijk in meerdere mappen kopiëren, maar dat gebeurt in de praktijk om begrijpelijke redenen bijna nooit). Als de documenten in de map Financieel na zeven jaar verwijderd mogen worden dan gebeurt dat uiteraard. Hierbij wordt niet gekeken of documenten nog een rol hebben in een andere context, waar het niet is toegestaan om de documenten te verwijderen.

Bij gebruik van Xtendis is dit probleem heel eenvoudig op te lossen doordat een document kan worden voorzien van kenmerken uit meerdere entiteiten. In dit voorbeeld zou het document gearchiveerd worden met de volgende kenmerken:

  • Relatiegegevens zoals de naam en de geboortedatum en/of een relatienummer dat verwijst naar de relatie in een ander systeem.
  • Projectkenmerken, zoals de naam van het project en/of een projectnummer dat verwijst naar het project in een ander systeem.
  • Type document. Een lijst met vaste waarden waar bijvoorbeeld gekozen kan worden uit:
    - Bankafschrift.
    - Inkomende factuur.
    - Uitgaande factuur.
    - Correspondentie.
  • Omschrijving. Een veld waar een vrije tekst ingevoerd kan worden om het document nog beter vast te leggen.
  • Document datum.

Bovendien kunnen in Xtendis op dit document meerdere verwijderregimes van toepassing zijn en zal het document niet na zeven jaar verwijderd worden als er ook een regel is die zegt dat dat pas na vijftig jaar of nooit mag.

johan

Johan Blank

Algemeen Directeur

Plaats reactie