De behoefte groeit om duurzaam informatie te archiveren

Onlangs stond in het NRC een artikel over internetmiljonair Brewster Kahle, oprichter van The Internet Archive, die met The Wayback Machine een back-up maakt van het hele internet. Meer dan 423 miljard webpagina’s zijn inmiddels opgeslagen. Doel hiervan is het creëren van een digitale bibliotheek met dezelfde statuur als de legendarische bibliotheek van Alexandrië. De nadruk van The Internet Archive ligt op het conserveren van onze cultuur voor de digitale generatie.

Vorige maand was er ook een uitzending van Tegenlicht waarin onder meer de zorg werd uitgesproken dat steeds meer data verloren gaat omdat de systemen waarop de gegevens bewaard zijn, of waarmee de gegevens konden worden gelezen, niet meer bestaan.

Meer dan 10 jaar geleden liep een klant van Expansion, een landelijke dienstverlener in de bedrijfsgezondheidszorg, tegen een soortgelijk probleem aan.

Deze landelijke dienstverlener was ontstaan na een fusie met 12 organisaties. Elke organisatie maakte gebruik van een eigen verouderd systeem waarop data was opgeslagen. De landelijke dienstverlener moe(s)t voldoen aan de wettelijke verplichting om de informatie gedurende een termijn van 40 jaar beschikbaar te houden. Het was dan ook de vraag op welke wijze de informatie in de verouderde systemen veilig kon worden gesteld om zo aan deze verplichting te kunnen voldoen. En hoe kon worden voorkomen dat deze waardevolle informatie op den duur niet meer opvraagbaar zou zijn.

Expansion bedacht een oplossing waarmee de informatie uit de verouderde systemen kon worden uitgefaseerd en op een duurzame en toegankelijke wijze beschikbaar is gebleven. De informatie is in de vorm van rapporten uit de oude systemen overgebracht naar het digitaal archiefsysteem Xtendis. De documenten zijn standaard in Xtendis in een onwijzigbaar bestandsformaat gearchiveerd. Hiermee is de optimale toegankelijkheid van de informatie gewaarborgd, ook op de lange termijn als er geen kennis meer is over de uit te faseren systemen.

Vind je het ook belangrijk dat bedrijfsinformatie duurzaam wordt bewaard? Laat het ons weten; wij zijn graag bereid vrijblijvend de uitgebreide mogelijkheden die ons digitaal archiefsysteem biedt nader met jou te bespreken.

 

pasfotoLisette

Lisette Paauwe

Online Sales Marketeer

Plaats reactie