Navision

DMS Xtendis naadloos geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV/Navision

Microsoft Dynamics NAV, vooral bekend onder de naam Navision, wordt in uiteenlopende branches ingezet voor diverse toepassingen. Veel van deze toepassingen gaan gepaard met uitgebreide documentstromen. Expansion heeft het document management systeem Xtendis op diverse manieren gekoppeld aan Navision. Hierdoor ontstaat een digitaal archief dat naadloos geïntegreerd is met Navision maar dat ook gebruikt kan worden door andere systemen of als zelfstandige toepassing.

In de praktijk gebeurt dit bijvoorbeeld door de in Xtendis gearchiveerde documenten beschikbaar te maken in zowel Navision als op de website. Hierdoor kunnen klanten via de website delen van het digitale archief raadplegen. De diverse koppelingen met uiteenlopende Microsoft Dynamics NAV bieden onder andere de volgende functionaliteit:

• digitaal archiveren van documenten die door Navision worden geproduceerd in Xtendis;
• vanuit Navision documenten en dossiers opvragen uit het digitale Xtendis archief;
• scannen, herkennen en boeken van facturen in Navision.

Digitale documenten en dossiers direct te raadplegen vanuit Navision

Veel werkzaamheden worden geïnitieerd door documenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de afhandeling van vragen van klanten maar ook voor het uitvoeren van reparaties. De documenten kunnen in papieren of digitale vorm, bijvoorbeeld een e-mail, binnenkomen. Door de koppeling tussen Xtendis en Navision kunnen vanuit de digitale documenten automatisch activiteiten (bijvoorbeeld een ToDo) in Navision worden aangemaakt.

Bij het uitvoeren van de taak in Navision kan vervolgens met één druk op de knop het onderliggende document in Xtendis worden opgevraagd. Daarnaast zal hetzelfde document ook automatisch in het dossier van de betreffende klant worden opgenomen en kan het dus ook vanuit de klantinformatie in Navision met één druk op de knop worden opgevraagd. De gebruiker zal niet eens door hebben dat de documenten uit Xtendis komen, maar denken dat Navision deze functionaliteit biedt.