Magister

Standaard koppeling Magister-Xtendis

Magister is marktleider in educatieve en gebruiksvriendelijke software voor het voortgezet onderwijs en is succesvol actief in het beroeps- en volwassenenonderwijs.

Xtendis is een toonaangevend document management platform met ruim vier miljoen gebruikers dat voor uiteenlopende toepassingen kan worden ingezet. Documenten kunnen uit verschillende bronnen (scanner, MS-Office, E-mail, PDF) worden aangeboden en worden binnen Xtendis op toegankelijke, digitaal duurzame wijze vastgelegd.

Zowel Magister als Xtendis worden in veel gevallen als clouddienst afgenomen.

Leveranciers Schoolmaster en Expansion ontwikkelden een standaard koppeling tussen Magister en Xtendis. Door deze koppeling kan Xtendis het documentbeheer voor Magister verzorgen. Hierdoor kan worden geprofiteerd van alle voordelen van een compleet document management systeem, terwijl de documenten gewoon binnen Magister raadpleegbaar zijn.

Automatisch herkennen en importeren documenten

In de koppeling is speciale aandacht besteed aan een speciale documentstroom binnen leerlingdossiers: formulieren rondom de bekostiging die ondertekend dienen te worden.
Deze formulieren worden vanuit Magister aangemaakt, waarbij ze voorzien worden van een barcode. Zodra ze ingevuld retour komen, dienen ze alleen te worden gescand. Xtendis zal de documenten vervolgens volledig automatisch importeren en op basis van de barcode van de juiste kenmerken voorzien.

Van ieder nieuw document dat in Xtendis is opgeslagen wordt via een webservice een bericht naar Magister gestuurd. In dit bericht worden alle voor Magister relevante kenmerken meegegeven.
Op basis hiervan registreert Magister het document, inclusief een webservice call met URL waarmee het document direct kan worden opgevraagd.

Gebruikers zien de documenten dus samen met de overige leerlinggegevens binnen Magister en kunnen ze direct openen. Dat Xtendis hierbij op de achtergrond alle beheertaken verzorgt, is voor de gebruiker niet zichtbaar.

Eenvoudig controleren compleetheid van dossiers

Een belangrijke toegevoegde waarde van de koppeling tussen Magister en Xtendis is dat onderwijsinstellingen hun dossiers voortaan direct en zonder inspanning op compleetheid kunnen controleren. Het is continu inzichtelijk binnen welke dossiers documenten nog ontbreken.

En andere belangrijke voordelen van integratie Magister

 Andere voordelen zijn:

• Alle documenten zijn voortaan direct beschikbaar voor raadpleging.
• Documenten worden geïntegreerd met de overige gegevens van deelnemers/leerlingen.
• Organisaties besparen veel tijd bij het opbergen en raadplegen.
• Documenten zijn beschermd tegen calamiteiten zoals brand en waterschade en tegen ongeautoriseerde toegang.
• Organisatie besparen fysieke ruimte.

Referenties

Onder meer de volgende organisaties maken gebruik van de combinatie Magister-Xtendis:

• ROC Mondriaan
• STC-Group
• SOMA College

Wil je meer informatie over de inzet van Xtendis in het onderwijs?