Koppel Xtendis met AFAS

Document managment systeem Xtendis naadloos gekoppeld met AFAS

Expansion is officieel AFAS Profit Partner en heeft haar document management systeem Xtendis met behulp van de AFAS Profit-, Update- en GetConnectoren gekoppeld aan diverse AFAS-varianten. De visie achter de ERP-software van AFAS is dat alle administratieve processen, van Financieel tot HRM tot Logistiek, volledig geautomatiseerd zijn in één softwarepakket. Daardoor is er altijd volledig inzicht in jouw bedrijfsvoering!

Veel van deze processen gaan gepaard met uitgebreide documentstromen. Expansion heeft Xtendis op diverse manieren gekoppeld aan AFAS. Hierdoor ontstaat een digitaal archief dat naadloos geïntegreerd is in AFAS, maar dat ook gebruikt kan worden door andere systemen of als zelfstandige toepassing. In de praktijk gebeurt dit bijvoorbeeld door de in Xtendis gearchiveerde documenten beschikbaar te maken zowel in AFAS als op een klantpagina via de website. Hierdoor kunnen klanten via de website onderdelen van het digitale archief raadplegen.

De diverse koppelingen met de AFAS ProfitConnector bieden onder andere de volgende functionaliteiten:

✔ digitaal archiveren in Xtendis van documenten die door AFAS worden geproduceerd; 
✔ AFAS database gegevens gebruiken als stamgegevens voor digitale dossiervorming;
✔ vanuit AFAS documenten en dossiers opvragen uit het digitale Xtendis archief; 
✔ scannen, herkennen en boeken van facturen in AFAS.

Scannen, herkennen en boeken van facturen in combinatie met AFAS (Online)

Xtendis voegt geavanceerde digitale factuurverwerking toe aan AFAS Profit: binnenkomende facturen worden, nadat ze zijn gescand, automatisch herkend en aan de gebruikers aangeboden voor verdere verwerking. De verdere verwerking bestaat uit het controleren en eventueel aanvullen van de automatisch herkende gegevens. Tijdens deze stap communiceert Xtendis direct met de AFAS-webservices. Hierdoor kunnen de AFAS-gegevens, zoals crediteuren, debiteuren, grootboek, kostenplaatsen et cetera, in Xtendis worden gebruikt.

Tevens kan Xtendis worden ingezet voor het digitaal distribueren en accorderen van de facturen. In dit proces kan de AFAS-koppeling worden gebruikt om de boekingsgegevens uit AFAS op te halen en te raadplegen bij de digitale factuur.

Naast het scannen, herkennen, boeken, distribueren en digitaal archiveren van facturen in combinatie met AFAS kan Xtendis ook zelfstandig worden ingezet voor andere toepassingen, zoals het digitaal archiveren van klanten- en personeelsdossiers.

Referenties

Diverse organisaties in verschillende branches hebben DMS Xtendis gekoppeld met AFAS succesvol in gebruik; waaronder:

• Deltares
• IG&H Consulting & Interim