Informatiemanagement met Xtendis

Ben je als organisatie veel tijd kwijt met het zoeken van informatie in een online of fysieke opslag? Kies dan voor informatiemanagement van Xtendis. Zo zorg je ervoor dat alle informatiestromen binnen jouw organisatie gestroomlijnd zijn en dat alle informatie veilig en gestructureerd wordt beheerd.

Lees alles over het informatiemanagement systeem Xtendis in onze uitgebreide brochure of neem contact op met een van onze specialisten die jou graag alles vertelt over de mogelijkheden.

Wat is informatiemanagement?

Bij informatiemanagement draait het om het ordenen en managen van alle informatiestromen binnen een organisatie. Een organisatie krijgt dagelijks te maken met talloze informatiestromen. Hierbij kan je denken aan contracten, fysiek papierwerk en online documenten. Deze informatie wordt steeds lastiger vindbaar en kan verloren gaan. Informatiemanagement helpt een organisatie bij het gestructureerd en veilig opslaan van alle informatie daarnaast is deze informatie ook weer gemakkelijk vindbaar. Met Enterprise Information Management systeem Xtendis vind je binnen enkele klikken alle benodigde informatie terug. Informatiemanagement richt zich op de volgende aspecten: 

• De informatie toegankelijk en vindbaar houden.
• Mogelijkheden vinden om effectiever en efficiënter te werken door informatie op een andere manier te gebruiken binnen de organisatie.  
• Het verkrijgen en actueel houden van informatie die van belang is voor alle bedrijfsprocessen binnen de organisatie. 
• Het veilig bewaren en beschermen van gegevens volgens de wet- en regelgeving van AVG. 

Informatiemanagement met Xtendis

Informatiemanagement systeem Xtendis is een systeem waarmee de informatie binnen een organisatie geordend wordt opgeslagen, waardoor deze makkelijk gemanaged en opnieuw gevonden kan worden. Door de vele informatiestromen ontstaat er een wildgroei aan documenten en versies. Xtendis document management systeem bewaart alles op een gestructureerde manier bij elkaar. Met Informationmanagement systeem Xtendis:

• Is de informatie altijd integer en authentiek. De waarheid is altijd goed geborgd doordat documenten niet opzettelijk kunnen worden gewijzigd of verwijderd.
• Is de informatie altijd en overal vindbaar. Je kan de informatie binnen enkele seconden raadplegen. Er kan gezocht worden met logische kenmerken.
• Kan je documenten gestructureerd afschermen. Voor ieder document kan er worden bepaald wie toegang heeft en wie niet. Informatiebeveiliging staat bij ons hoog in het vaandel! 
• Voldoe je aan alle wet- en regelgeving. Je bent verzekerd dat alle informatie wordt beheerd volgens de meest recent geldende wet- en regelgeving.

Waarom kiezen voor informatiemanagement?

Er zijn een aantal redenen waarom je zou moeten kiezen voor een informatiemanagement systeem. Een informatiemanagement of document management systeem zorgt ervoor dat je het overzicht in de wildgroei van documenten terugkrijgt. Ook zal je tijd besparen doordat je efficiënter en effectiever kan werken. Er hoeft niet meer gezocht te worden naar documenten om enkel verouderde versies met foutieve informatie te vinden. Daarnaast kan je in Xtendis ook aangeven wie wat mag aanpassen en kan inzien. Het modulaire karakter van Xtendis kent een aantal oplossingen:

• Digitaal archief
• Digitaal contractbeheer
• Versiebeheer
• Digitaal dossier
• Digitale factuurverwerking
• Digitale postregistratie
• Kwaliteitsmanagement
• Records management
• Documenten digitaal ondertekenen

Waarom kiezen voor Xtendis?

Er zijn meerdere voordelen verbonden aan het gebruik van informatiemanagement. De kracht van Xtendis zit hem in de eenvoud en prestaties bij grote aantallen. Xtendis kent vele oplossingen voor dagelijkse problemen in organisaties maar er zijn nog meer voordelen waarmee Xtendis zich onderscheidt ten opzichte van andere DMS-systemen:

• Ieder document kan gemakkelijk worden opgeslagen als digitaal document. 
• Xtendis is zeer gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te integreren binnen jouw organisatie. De interface doet wat het moet doen zonder no-nonsense.
• Alle documenten worden veilig digitaal opgeslagen en jij bepaalt waar.
• Xtendis integreer je gemakkelijk met andere informatiesystemen binnen jouw organisatie. In onze visie is de toegevoegde waarde van Xtendis groter wanneer het onderdeel uitmaakt van de totale informatievoorziening.
• Tot slot veiligheid. Veiligheid is een randvoorwaarde van Xtendis. Wij voldoen daarom ook aan alle wet- en regelgeving. 

Wie maakt er allemaal gebruik van Xtendis informatiemanagement?

Verschillende bedrijven kunnen Xtendis voor uiteenlopende oplossingen implementeren. Download vrijblijvend één van onze casestudies en lees hoe Xtendis succesvol voor informatiemanagement wordt ingezet. Bedrijven zoals Van Lanschot en Bronkhorst vertrouwen op Xtendis. 

De prestaties van Xtendis informatiemanagement 

Met Xtendis leveren wij fantastische prestaties:

✔ Grootste online Document Management Systeem van Nederland

✔ Ruim 2,5 miljard documenten veilig opgeslagen, volgens de wet- en regelgeving

✔ NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd

✔ Meer dan 4 miljoen gebruikers

✔ Al 30 jaar succesvol

✔ No cure no pay!

Een flexibel Enterprise Information Management systeem 

Dankzij Xtendis zijn alle documenten veilig en geordend opgeslagen. Mede hierdoor is de benodigde informatie op elk moment en vanaf iedere plek beschikbaar. Met Xtendis Mobile Service kan je ieder document thuis, op werk of bij een klant ook via je telefoon of tablet doornemen. Door goed informatiemanagement verbetert de service richting klanten en stijgt de productiviteit.    

Informatiemanagement kent vele toepassingsgebieden. Meestal wordt informatiemanagement gebruikt om de papieren informatiestroom terug te dringen en verloren informatie terug te vinden, maar Xtendis wordt ook gebruikt om processen te optimaliseren en aan compliance te werken. 

Meer informatie over Xtendis

Wil je vrijblijvend meer informatie ontvangen over informatiemanagement systeem Xtendis? Vul onderstaand contactformulier in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.

Contact