Wat is een DMS?

De noodzaak van een Document Management Systeem

Het tempo waarin we informatie creëren en verzamelen is enorm en zorgt voor flinke datastromen. Indien deze stroom niet op een correcte manier wordt gemanaged, ontstaan er al snel doublures of foutief opgeslagen documenten binnen jouw organisatie. Een Document Management Systeem (DMS) is noodzakelijk voor het vindbaar houden van de grote stroom aan informatie én verzekert jou van tijds- en kostenbesparing.

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wil je weten wat een DMS voor jouw organisatie kan betekenen? Vul vrijblijvend onderstaand formulier in en ontvang binnen één werkdag informatie over de voordelen van ons DMS Xtendis.

Wat is een DMS?

Een DMS zorgt voor efficiënt documentbeheer binnen jouw organisatie. Ieder document wordt centraal op één plek binnen de organisatie veilig digitaal opgeslagen. Cruciale informatie is vervolgens op basis van één of meerdere kenmerken direct opvraagbaar vanaf iedere werkplek – zowel intern als extern – en met diverse devices. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, mobiel of desktop.

Onze DMS software brengt structuur aan in de grote stroom informatie waarmee jouw organisatie dagelijks te maken heeft. Het voorkomt dat – verspreid per afdeling – belangrijke documenten in applicaties of in zogenaamde ‘mini-archieven’ zoals een mappenstructuur, worden opgeslagen.

Xtendis heeft een online, centraal archief waarmee iedereen actuele informatie kan opzoeken. Dit digitaal archief helpt met de vindbaarheid van documenten en zorgt ervoor dat er niet in afzonderlijke documenten moet gezocht worden naar de juiste informatie. Handig! Zo zorgt een DMS voor digitale transformatie en digitale archivering op strategisch en operationeel niveau.

De impact van een Document Management Systeem 

Het introduceren van een Document Management Systeem gaat vaak samen met procesverbeteringen en resulteert meestal in een andere manier van werken. Het eindresultaat van deze procesverbeteringen is dan ook niet een saai archief met digitale documenten, maar een kwalitatief beter eindresultaat van een dienst of product waarbij kostenbesparing in veel gevallen een automatisch gevolg is. Een kwalitatief beter eindresultaat betekent tevreden gebruikers en een natuurlijke beweging van deze gebruikers om het DMS nog breder in te gaan zetten.

DMS Xtendis voor alle Document Management vraagstukken

Xtendis is dé oplossing voor alle document management vraagstukken. Met Xtendis kan werkelijk iedere organisatie over op efficiënt documentbeheer. Al meer dan 30 jaar adviseren wij en zijn we expert op het gebied van document management implementaties waarbij jouw medewerker de best mogelijke gebruikerservaring krijgt. Inmiddels zijn er meer dan 4 miljoen tevreden Xtendis-gebruikers.

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul geheel vrijblijvend onderstaand formulier in. Binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis. Ook als je advies en hulp nodig hebt, staan we graag voor je klaar.