Document beveiligen

Archiveer al je documenten veilig in document management systeem Xtendis.

Documenten veilig in Xtendis

Uiteraard is veiligheid bij digitale archivering en document management meer dan een belangrijke randvoorwaarde. Bestanden beveiligen is uiterst belangrijk, zo kun je beslissen wie toegang heeft tot welke documenten en welke vertrouwelijke informatie. Wil je bestanden en mappen beveiligen op een handige manier? Kies voor Xtendis. Het document management systeem Xtendis biedt uiteenlopende functies voor het inregelen van de beveiliging van documenten.

• Toegangsbeveiliging
  De eerste stap bij document beveiligen, is het afschermen van de toegang tot het systeem. Om in Xtendis in te kunnen loggen moet je uiteraard een wachtwoord ingeven. Zo kun je je bestanden beveiligen met een wachtwoord. De eisen waaraan dit wachtwoord moet voldoen zijn instelbaar. Zo kan er voor gekozen worden dat ieder wachtwoord hoofd- en kleine letters moet hebben, bijzondere tekens, cijfers en tenminste uit een ingeregeld aantal karakters moet bestaan. Wij zorgen dat het wachtwoord ook aan minimale eisen voldoet; er kan nooit een wachtwoord “123” of “abc” gekozen worden. Als je een hoge beveiligingsgraad per wachtwoord wilt instellen, kan dat dus zeker. Tenslotte kan er voor gekozen worden om Xtendis te integreren met identity management systemen, zoals Active Directory, Google en iWelcome. Dit biedt een optimale combinatie tussen veiligheid en gebruiksgemak.
• Wachtwoorden conform OWASP-specificaties
  Gebruikers kunnen met de optie “wachtwoord vergeten” een nieuw wachtwoord instellen. Deze opties is conform de specificaties van OWASP ontwikkeld en voldoet dus aan alle eisen die op het vlak van beveiliging worden gesteld.
  
• Functionele beveiliging
  Goed documenten beveiligen, betekent dat zij ook beschermd moeten worden tegen fouten of bewust fout handelen van medewerkers. Xtendis heeft uitgebreide mogelijkheden om per gebruiker of gebruikersgroep in te stellen welke functies zij kunnen gebruiken. Heel veel mensen gebruiken Xtendis alleen maar om documenten te raadplegen. In Xtendis kunnen de rechten van deze mensen beperkt worden tot het raadplegen van documenten. Uiteraard kunnen de rechten die een gebruiker heeft per archief variëren.
  
• Verwijderen van documenten
  Documenten veilig bewaren betekent ook dat het verwijderen van documenten aan strenge eisen moet voldoen. In Xtendis bestaat het verwijderen van documenten uit twee stappen. Als een document verwijderd wordt, komt het eerst in de Xtendis prullenbak. Het document kan dan nog teruggehaald worden als dat nodig is. Pas in de tweede stap wordt het document echt verwijderd. Door de rechten op deze functies te verdelen over twee gebruikers, kan één persoon nooit een document echt verwijderen.
  
• Zone beveiliging
  Met de Xtendis zone beveiliging kan per document ingesteld worden, welke autorisatie en bijbehorende rechten een gebruiker of groep heeft voor dit document. Door de zones te koppelen aan document kenmerken kan deze documentbeveiliging heel eenvoudig toegepast worden, zonder dat dit leidt tot extra werkzaamheden. Heb je een vertrouwelijk document die enkel door HR mag worden gezien of wil je bepaalde mappen beveiligen? Geen probleem, dit kun je instellen. 
  
• Technische beveiliging
  Zonder een goede technische beveiliging, hebben alle overige maatregelen weinig zin. Xtendis wordt jaarlijks meerdere keren onderworpen aan een penetratietest. Voor Xtendis-Online gebruikt Expansion de best beveiligde datacenters, inclusief uitwijk en uiteraard back-ups. Hierdoor zijn documenten bij ons gegarandeerd veilig en altijd direct toegankelijk.

 Wil je meer informatie over het veilig opslaan van documenten in DMS Xtendis? Dan kun je contact opnemen met Expansion via het formulier hieronder. We helpen je graag!