Implementatie

Implementatieplan

Kies je voor een Enterprise Information Management Systeem? Dan staat Expansion bij elke stap voor je klaar. Aanvullend op het functioneel ontwerp en voorafgaand aan de installatie stellen we een implementatieplan op. Hierin leggen we de technische randvoorwaarden en afhankelijkheden vast. Na het akkoord van de opdrachtgever vormt dit implementatieplan de basis voor de installatie en inrichting van DMS Xtendis.

• Installatie: De technische installatie van Xtendis is een standaardprocedure. Ter voorbereiding op de daadwerkelijke installatie, brengen we eerst alle technische aspecten van de systemen in kaart. Hiervoor gebruiken we een standaard vragenlijst.  Op de antwoorden baseren we de technische installatie van Xtendis. 
• Inrichting: Na de technische installatie kunnen we beginnen met de functionele inrichting van Xtendis.  De implementatie van een nieuwe applicatie in een organisatie vraagt altijd veel aandacht. Een goede implementatie is een serieus traject. Alle betrokkenen moeten de nieuwe oplossing kennen, er goed mee kunnen werken, en de veranderde werkwijze aanvaarden. 
• Testen & optimaliseren: Wanneer de installatie van de document management oplossing is afgerond en het systeem operationeel wordt, kan worden begonnen aan de acceptatietest. Het doel van deze test is het beantwoorden van de vraag: ‘doet het systeem wat het moet doen’.
• Nazorg & helpdesk: Als het project eenmaal is afgerond, houdt Expansion een vinger aan de pols door middel van nazorg en via de Expansion helpdesk & technische support.

Elke lange reis begint met kleine stappen. Het is dan ook raadzaam om te beginnen met kleine stappen die snel voordeel opleveren. Bepaalde stappen in het bedrijfsproces lenen zich bij uitstek voor digitale archivering.  Xtendis zetten we hiervoor als eerste in. Xtendis maakt hiermee de voordelen voor een bredere inzet, direct duidelijk. Deze “Quick Wins” motiveren en geven energie voor het behalen van het uiteindelijke doel.  

Ons advies is: start eenvoudig en neem iedereen mee in een geleidelijke uitbreiding van Xtendis. 

Implementatie Whitepaper

Lees meer over de randvoorwaarden voor een succesvolle DMS implementatie in ons Whitepaper ‘Succesvolle DMS implementatie’.