Versiebeheer

Bespaar tijd dankzij versiebeheer met Xtendis

Organisaties verliezen ieder jaar duizenden euro’s per medewerker doordat werknemers informatie moeten zoeken, opnieuw moeten aanmaken en herindelen.

Document management systeem Xtendis biedt versiebeheer en maakt een einde aan de wildgroei van verschillende versies van een document. Tegelijkertijd zorgt Xtendis voor een optimale beschikbaarheid van ieder gewenste versie van een document. Xtendis is geschikt voor verschillende soorten documenten! 

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul vrijblijvend onderstaand formulier in en binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis. Ontvang altijd de juiste nieuwe versies van de bestanden die je zoekt, met versiebeheer Xtendis.

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wat is versiebeheer?

Versiebeheer is het proces van het bijhouden van de verschillende versies van een document. Dit kunnen de fases zijn van opstart tot de meeste definitieve of recente versie.

Versiebeheer kan op verschillende soorten documenten worden toegepast. Hierbij kan je denken aan contractbeheer maar ook aan werkdocumenten, offertes en rapporten. Versiebeheer zet je in bij het opstellen van een document tot aan de definitieve versie en helpt bij het up-to-date houden van alle wijzigingen. Omdat alle wijzigingen worden bijgehouden, kan je altijd een de juiste versie opvragen en inzien. Met versiebeheer van enterprise content management software Xtendis zal nooit meer een document verloren raken. Versiebeheer van documenten is een belangrijk onderdeel van een document management systeem.

Hoe werkt versiebeheer?

Bij versiebeheer zorg je ervoor dat document op één centrale plek worden opgeslagen. Een document management systeem zorgt ervoor dat er meerdere personen tegelijkertijd en onafhankelijk een document kunnen bewerken en zorgt ervoor dat altijd de meest recente versie beschikbaar is. Zo wordt er voorkomen dat oude versies rondgaan en dat wijzigingen verloren gaan.

Versiebeheer documenten is noodzaak

Uit onderzoek van AIIM.org blijkt dat een document gemiddeld 19 keer wordt gekopieerd en vervolgens op meerdere locaties in verschillende vormen wordt opgeslagen, zowel in persoonlijke als gedeelde structuren. Een grote veroorzaker van dit hoge aantal ontstaat door de hedendaagse e-mail ‘CC’ cultuur, maar ook de creatie van Microsoft Office documenten resulteert vaak in meerdere exemplaren van een document.

Het mag duidelijk zijn dat als dit gebeurt in een ongecontroleerde omgeving, er direct een gebrek aan inzicht ontstaat. Gebruikers creëren een nieuwe versie zonder dat een andere gebruiker daar weet van heeft en de kans op dubbel werk, dubbele versienummers en dubbele documenten neemt exponentieel toe.

Zodra er behoefte is aan overzicht of de meest recente versie van een document, is het zeer tijdrovend of onmogelijk om aan deze behoefte te voldoen. Met Xtendis versiebeheer weet je altijd wat de nieuwste en laatste versie van jouw document is. Zo wordt de definitieve versie niet verward met oude versies van het document. Bekijk alle voorgestelde wijzigingen en krijg een melding als een versie van het document definitief goedgekeurd is.

Xtendis biedt dé oplossing voor optimaal versiebeheer

Het DMS Xtendis biedt de oplossing voor optimaal versiebeheer. Versiebeheer kan binnen het Xtendis document management platform invulling geven aan de volgende behoeften:

• Het permanent archiveren en beschikbaar stellen van alle gecreëerde versies van een document.
• Een geautomatiseerd nummeringssysteem om de juiste versie aan te duiden.
• Een zoekfunctie die altijd resulteert in de nieuwste versie van een document.
• Een revisieproces ten behoeve van het controleren van uitgaande versies van documenten.
• Een check-in check-out veiligheidsmechanisme om te voorkomen dat er door meerdere mensen aan hetzelfde document gewerkt wordt.
• Een strikt omkaderd kwaliteitsproces rondom het publiceren van de meest actuele versie van een document. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van een uitgaande offerte, of het autoriseren van een kwaliteitsdocument.

Verwar de oude versie of vorige versie van een document niet met de definitieve versie met de versiebeheermodule van Xtendis.

Waarom versiebeheer met Xtendis?

De kracht van Xtendis versiebeheer is het onderscheid tussen de nieuwste versie van een document en de meest actuele/actieve versie van een document. Dit concept wordt al jaren succesvol toegepast in menig kwaliteitssysteem, en ook Xtendis leunt op deze succesformule.

De risico’s van het niet gebruiken van versiebeheer

Je kunt je waarschijnlijk wel inbeelden als je geen gebruik maakt van versiebeheer van documenten en wat dit kan betekenen voor jouw organisatie. Er zitten een aantal overbodige risico’s verbonden aan het niet gebruiken van een DMS systeem. Zo kunnen er offertes en contracten worden opgesteld aan de hand van achterhaalde informatie of er worden verkeerde afspraken gemaakt. Dit zorgt voor irritatie en ontevredenheid binnen zowel jouw eigen organisatie als de klantzijde. Daarnaast is het zelfs mogelijk dat er gevoelige informatie wordt gedeeld. Kortom, het niet gebruiken van versiebeheer kan veel tijd en geld kosten.

Wat zijn de voordelen van versiebeheer?

Doordat het Xtendis platform verder reikt dan alleen versiebeheer, brengt het onder andere de volgende voordelen met zich mee:

• Iedere versie kent zijn eigen rechtenstructuur, wat het afschermen of publiceren van versies zeer eenvoudig maakt.
• Iedere versie wordt ook omgezet naar een onwijzigbaar formaat en voldoet hiermee aan de strengste archiefeisen.
• Xtendis versiebeheer is volledig geïntegreerd met de Xtendis Microsoft Office connector.
• Combineer Xtendis versiebeheer met Xtendis Workflow en creëer geavanceerde revisieprocessen voor nieuwe versies.
• Creëer nieuwe versies op basis van door Xtendis beheerde templates.
• Registreer alle gebruikershandelingen van versies met behulp van de Xtendis Auditbeheer module.
• Leg notities en conversaties op versie-niveau vast.
• Iedere versie overal en altijd direct beschikbaar.

Kunnen wij je helpen?

Heb je vragen over versiebeheer en DMS systeem Xtendis? Onze consultants staan voor je klaar. Naast versiebeheer heeft Xtendis nog meer handige functionaliteiten:

• E-mailarchivering
• Workflow management
• Identity management
• Audit Trail
• Informatiebeveiliging
• Documenten digitaal ondertekenen

Contact

Wil je weten hoe versiebeheer met Xtendis toepasbaar is binnen jouw organisatie? Neem dan contact met ons op!