Office integratie

DMS geïntegreerd in jouw office omgeving

Hoe handig zou het zijn om mails direct te kunnen archiveren, zodat ze makkelijk en snel op de juiste plek terechtkomen? Dit kan met Xtendis!  Het opslaan van documenten, bijlagen en e-mails wordt makkelijk met de Outlook Plug-In, dankzij de nauwe integratie van Xtendis met Microsoft Outlook. 

• Xtendis is in staat om te zien of een e-mail al door jou, of een collega, gearchiveerd is, en doet slimme suggesties voor het archiveren van een nieuwe e-mail.
• Je kunt dan jouw e-mail inbox ‘leeg’ houden en alle e-mails plus bijlagen terugvinden met veel meer zoekmogelijkheden dan dat je standaard in Microsoft Outlook hebt. Handig als je snel enkele documenten en/of dossiers moet vinden! 
• Bovendien kun je bijlagen die in Xtendis zitten eenvoudig in een nieuwe e-mail zetten.

Onze klanten gebruiken deze module voornamelijk om correspondentie in Xtendis op te slaan bij lopende projecten, personeelsdossiers of klantendossiers. De correspondentie is op deze manier zichtbaar voor de juiste mensen die betrokken zijn bij het dossier en die je toegang hebt gegeven tot deze informatie. Tegelijkertijd borg je meteen de digitale authenticiteit en rechtsgeldigheid van elke e-mail, iets dat in Microsoft Outlook standaard niet kan. Je bepaalt zelf welke gebruiker deze module kan gebruiken binnen de organisatie. 

Direct opslaan vanuit Microsoft Word, Excel, Visio en PowerPoint met de Microsoft Office Plugin.

Evenals e-mail kan er direct vanuit Office met Xtendis gewerkt worden. Voorkom dat gebruikers hun bestanden opslaan in de Windows-mappenstructuren en gebruik deze geïntegreerde Xtendis Plugin. Dit is aan te raden om bijvoorbeeld offertes, brieven, projectdocumentatie, en adviesrapporten direct op te slaan in jouw Xtendis projectdossier, personeelsdossier of klantendossier.

• Je kunt dan jouw Windows-mappenstructuur leeg houden en alle Microsoft Office bestanden terugvinden in Xtendis met veel meer zoekmogelijkheden dan dat je standaard in Windows hebt.
• Middels deze plug-in opent ook de wereld tot het beheren van jouw standaard sjablonen en documentatie in Xtendis.

Versiebeheer met de Check-in Check-out Module.

Online bestanden bewerken is makkelijk, maar wat als er per ongeluk te veel wordt verwijderd of er iets anders mis gaat? Xtendis biedt hiervoor een oplossing. Een digitaal document inhoudelijk aanpassen, uitbreiden of bewerken heb je goed onder controle met deze module. Xtendis begeleidt de gebruiker in het beheren van versies. Zodoende hoeft hij/zij zich geen zorgen te maken over versienummering of het overschrijven van originelen. Bij het raadplegen heb je de mogelijkheid om alleen actieve versies te tonen, waarachter de mogelijkheid zit om de oude versies in te zien. Een uitstekende toepassing bijvoorbeeld bij kwaliteitsmanagement en procesbeschrijvingen waarvan medewerkers altijd de nieuwste versie moeten kunnen zien. Bij het kiezen voor een nieuw document wordt een kopie van het origineel geopend, deze kun je bewerken en als ‘nieuw document’ opslaan met andere index gegevens. Onze klanten gebruiken dat bijvoorbeeld bij declaratieformulieren, beoordelingsformulieren, offertes en akkoordverklaringen. Deze module is aanvullend op de office plugin en ook geschikt voor PDF documenten of andere bestandsformaten.

Direct digitaal ‘printen’ naar Xtendis met de Print2Xtendis module.

Voorkom dat PDF-prints verdwijnen in allerlei Windows-mappenstructuren en ‘print’ direct naar Xtendis met deze plugin. Door deze ‘driver’ als standaard in te stellen verminder je tevens het onnodig printen van documenten. Ook hier is het mogelijk, via het aangeven van documentkenmerken (indexen), om zoeksleutels mee te geven en beveiliging te bepalen. De licentie voor Print2Xtendis bestaat uit een server- en een client-deel. De client licenties worden verrekend per gelijktijdige gebruiker.

Heb je nog vragen over deze handige DMS integratie? Neem dan contact met ons op!