Importmogelijkheden

Alle documenten importeren en digitaal opslaan in Xtendis

Alle documenten kunnen in het document management Xtendis worden geïmporteerd. Het importeren gebeurt met zogenaamde brondrivers. Er zijn brondrivers voor onder meer de volgende bronnen: E-Mail Attachments, High Resolution foto’s, MS Office-applicaties, PDF, ASCII, HTML, PCL, PDF, Postscript en alle XML varianten.

Ook het aansturen van scanners en multifunctionele kopieermachines gebeurt met een brondriver. De brondrivers staan los van Xtendis en kunnen zonder aanpassing van Xtendis worden toegevoegd. Dit wordt vrijwel continu gedaan zowel door Expansion als door andere partijen. Hierdoor kunnen documenten uit iedere bron in Xtendis worden gearchiveerd.

De invoermodules van Xtendis worden ingezet ter ondersteuning van de volgende processen:

• Opslag documenten in meerdere formaten: Xtendis converteert documenten tijdens het importeren naar een onwijzigbaar standaardformaat. Hierdoor kunnen de documenten ook na tientallen jaren nog steeds worden geraadpleegd en is de authenticiteit gegarandeerd. 
  Xtendis biedt de mogelijkheid om, naast de onwijzigbare versie van het document, ook het originele bestand op te slaan, zodat dit bestand met de oorspronkelijke applicatie kan worden hergebruikt.
  
  
• Enterprise Report Management (ERM): door Xtendis uit te breiden met de brondriver Enterprise Report Management kan computeroutput zoals facturen, jaaropgaven of polissen, volledig automatisch in Xtendis worden opgeslagen. Binnen Xtendis kunnen deze documenten samen met documenten uit andere bronnen in één digitaal dossier en/of archief worden opgeslagen.
  
  
• Automatisch indexeren: Xtendis kan documenten automatisch verwerken met behulp van Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (AI). Daartoe combineert Xtendis OCR en barcodeherkenning met intelligente classificerings-algoritmen. Documenten kunnen zo grotendeels automatisch van kenmerken worden voorzien. Het aantal benodigde handmatige handelingen voor het archiveren van documenten is hiermee geminimaliseerd.
  
  
• Print2Xtendis Plus: Print2Xtendis Plus geeft de gebruikers de mogelijkheid om documenten die al digitaal op de werkplek beschikbaar zijn (zoals e-mails en Word-documenten) direct vanuit de applicatie waarin ze worden aangemaakt, bewerkt en getoond, in te voeren in Xtendis. Gebruikers die documenten naar het digitaal archiefsysteem Xtendis willen overbrengen, kunnen de Xtendis-‘printer’ vanuit iedere applicatie in hun printmenu selecteren. Direct na het geven van deze opdracht verschijnt een scherm waarin de kenmerken voor het betreffende document kunnen worden ingevoerd.
  
  
• DataEntry: Xtendis heeft standaardkoppelingen voor diverse volwaardige herkenningssystemen voor formulieren. Deze systemen worden ingezet voor het scannen en herkennen van documenten zoals aanvraagformulieren en facturen. Nadat documenten verwerkt zijn, worden ze automatisch gearchiveerd in Xtendis en indien gewenst wordt de herkende informatie ook doorgegeven aan de primaire applicatie binnen de organisatie.