E-mailarchivering

E-mail archiveren met Xtendis

Dagelijks worden miljarden e-mailberichten verstuurd en ontvangen. Het bewaren van deze berichten in het e-mailsysteem zorgt ervoor dat deze slechts beperkt toegankelijk zijn. Daarnaast leidt het tot enorme hoeveelheden dubbel werk want meerdere ontvangers bewaren e-mails en bijlagen in hun eigen structuur. Op de lange termijn kan dit voor veel chaos zorgen als iemand op zoek is naar een bepaalde e-mail of een bepaald document.

Dat kan beter! Daarom heeft Xtendis enkele handige oplossingen op het gebied van e-mail archivering gecreëerd. Het document management systeem Xtendis biedt diverse mogelijkheden voor het archiveren van e-mailberichten waaronder:

1. E-mail archiveren vanuit Outlook. Met de Xtendis Outlook Connector kunnen e-mailberichten direct in Xtendis gearchiveerd worden.
2. E-mail import. Met de Xtendis e-mail import kunnen mappen met e-mailberichten automatisch in Xtendis geïmporteerd worden.

E-mail archiveren van Office Outlook

Met de Outlook Connector, onze oplossing voor e-mailarchivering, kunnen e-mailberichten vanuit Outlook rechtstreeks in Xtendis gearchiveerd worden. De Outlook Connector levert een enorme tijdsbesparing op:

• Als een e-mailbericht aan meerdere mensen is verstuurd en één van deze mensen archiveert het bericht in Xtendis, zien de andere ontvangers dat het bericht al gearchiveerd is. Zij kunnen dit dus achterwege laten.
• De kenmerken van het e-mailbericht zoals het onderwerp en de verzenddatum kunnen door  Xtendis gebruikt worden bij het archiveren van het bericht.
• Bij het archiveren van het e-mailbericht, laat Xtendis automatisch de kenmerken van het laatste bericht van de afzender zien. Hierdoor kan een e-mail heel snel en met minimale inspanning gearchiveerd worden.

Handig om te weten als je e-mails wilt archiveren: Xtendis kan naast het archiefexemplaar in PDF- of TIFF-formaat ook het oorspronkelijke bericht bewaren, inclusief de eventuele bijlagen.

E-mail importeren

De Xtendis e-mail import kan mappen met e-mailberichten automatisch in Xtendis importeren. Binnen Xtendis kunnen uiteraard vervolgprocessen ingeregeld worden, die weer kunnen afhangen van de geadresseerde en de afzender. Zo kunnen e-mailberichten die gericht zijn aan facturen@mijnbedrijf.nl binnen Xtendis anders verwerkt worden dan de e-mails die binnenkomen op het adres schade@mijnbedrijf.nl. Ook inkomende sollicitaties kunnen naar een aparte map worden gestuurd. HR kan deze map dan geregeld opruimen; dit is wettelijk verplicht om in orde te blijven met de wet- en regelgeving rondom privacy (zoals de General Data Protection Regulation).

De voordelen van e-mailarchivering 

Het archiveren van e-mail in Xtendis heeft een aantal grote voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld het bewaren van deze berichten in een eigen mappenstructuur in jouw e-mailsysteem. Zo zijn de e-mails gearchiveerd in Xtendis namelijk:

• Toegankelijk voor alle medewerkers die toegang tot Xtendis hebben.
• Gearchiveerd met alle andere documenten die in Xtendis zitten. Hierdoor kun je met één klik alle documenten van bijvoorbeeld een klant of project raadplegen.
• Ook op lange termijn raadpleegbaar omdat Xtendis ze omzet naar een standaard archiefformaat (PDF of TIFF).
• Raadpleegbaar door alle systemen die aan Xtendis gekoppeld zijn, bijvoorbeeld het ERP- en/of CRMsysteem.
• Raadpleegbaar op alle devices waarop Xtendis gebruikt kan worden, zonder dat hiervoor een e-mail applicatie of specifieke app nodig is. 
• Samengestelde bestanden: e-mailberichten met bijlagen kunnen als één document in Xtendis gearchiveerd worden. 

Wil je meer weten over de voordelen van e-mailarchivering in DMS Xtendis? Neem dan contact met ons op.