Beheerfuncties

Technisch & Functioneel Beheer van DMS Xtendis

De basis van Xtendis wordt gevormd door een aantal krachtige serverprocessen voor het digitaal vastleggen en terugzoeken van grote aantallen digitale documenten en dossiers. De volgende beheerfunctionaliteiten kunnen binnen Xtendis worden toegepast om de functie van het digitale archief te versterken:

• Uitgebreide autorisatiemogelijkheden: Xtendis biedt zeer uitgebreide beveiligingsmogelijkheden, zowel op functioneel- als op documentniveau. Dit betekent dat per gebruiker vastgelegd kan worden welke functionaliteit voor welke documenten mag worden gebruikt.
  Doordat zowel gebruikers als archieven kunnen worden ingedeeld in groepen en zones, is de beveiliging eenvoudig in te regelen en te beheren. Zo kan binnen het digitale archief bijvoorbeeld per werkmaatschappij een zone gecreëerd worden. De documenten die zich binnen deze zone bevinden kunnen dan uitsluitend door de betreffende werkmaatschappij worden geraadpleegd terwijl de holding het hele archief kan raadplegen.
• Audit Trail: Deze module registreert alle handelingen van Xtendis-gebruikers. Van deze handelingen kunnen, op basis van verschillende zoekcriteria, overzichten worden samengesteld. Voorbeelden van criteria zijn: archieven, dossiers, documenten, pagina’s, notities, beveiligingszones en gebruikers. Alle belangrijke handelingen worden vastgelegd in een audit trail. Alle document gerelateerde registraties kunnen daarnaast direct vanuit het document opgevraagd worden.
  Xtendis Audit Trail biedt beheerders in één oogopslag inzicht in alles wat in Xtendis is gebeurd en sluit perfect aan op de behoefte aan transparantie en toegankelijkheid van informatie. De overzichten van Xtendis Audit Trail vormen een uitstekend instrument om invulling te geven aan de steeds strengere eisen op het gebied van Corporate Governance.
• E-mail Notificatie: Met behulp van de Xtendis E-mail Notificatie module genereert het digitale archief automatisch een melding naar één of meer specifieke gebruikers. In het instelbare bericht kan de gebruiker worden opgeroepen een actie of controle uit te voeren met betrekking tot een document. E-mail Notificatie kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het onder de aandacht brengen van binnenkomende documenten en het automatisch bewaken van vervaldata bij contractbeheer.
• Workflow: Documenten die moeten worden behandeld, bijvoorbeeld post of facturen, kunnen met Xtendis Flow automatisch worden aangeboden aan de verantwoordelijke medewerker(s). Xtendis Flow stelt een organisatie in staat processen inzichtelijker te maken en efficiënter uit te voeren. Xtendis Flow ondersteunt zowel vastomlijnde als flexibele processen.
• Task Server: De Xtendis Task Server kan Xtendis processen plannen en uitvoeren. Dit maakt het mogelijk om taken uit te voeren op van tevoren vastgelegde tijdstippen zonder dat hiervoor handmatige handelingen nodig zijn.

Een digitaal archief moet worden beschouwd als onderdeel van de totale informatievoorziening. Dit betekent dat een digitaal archief daar waar mogelijk zal worden gekoppeld aan en/of geïntegreerd in bestaande applicaties en databases.