Wil je ook al jouw bedrijfskritische informatie in één systeem?
Wat is een Audit Trail
Registratie van alle handelingen binnen DMS Xtendis
Een van de pijlers van de informatiebeveiliging binnen ons document management systeem Xtendis wordt gevormd door de Audit Trail. Nu vraag je je misschien af: “Wat is een audit trail?”. De Audit Trail registreert (logt) handelingen (zoals aanmaken, ophalen, wijzigen en verwijderen) die op entiteiten (bijvoorbeeld archieven, dossiers, documenten en pagina’s) kunnen worden uitgevoerd. Je krijgt als bedrijf dus inzicht in de mutaties per entiteit.
Organisaties kunnen in het Xtendis Beheer (Cockpit) zelf bepalen welke handelingen op welke entiteiten gelogd worden. Door de Audit Trail, ook wel controlespoor genoemd, krijg je dus altijd inzicht in welke wijzigingen er gebeurd zijn, wanneer deze gebeurd zijn en wie deze wijzigingen heeft uitgevoerd. In Xtendis is het mogelijk om per archief verschillende auditinstelllingen te kiezen, waarbij voor toepassingen met een hoog security risico, bijvoorbeeld personeelsdossiers, meer wordt gelogd in de Audit Trail dan voor andere toepassingen. Deze keuze is helemaal aan jou.
Met Xtendis Audit Trail kunnen alle handelingen binnen het DMS-systeem worden geregistreerd. Zo kan altijd de bron van iedere gegevensmutatie achterhaald worden.
Waarom is een Audit Trail belangrijk?
Als er wijzigingen in een belangrijk document worden aangebracht, is het handig om duidelijk inzichtelijk te hebben wie de wijzigingen heeft uitgevoerd. Hiermee kun je je verantwoorden indien nodig, bijvoorbeeld aan de autoriteit Persoonsgegevens (AP) of jouw accountant als het gaat over rekeningen. Het belang van een goede Audit Trail is dus niet te onderschatten.
AuditTrail zowel vanuit documenten als rapportages
De Audit Trail kan binnen Xtendis op twee manieren benaderd worden:
- Vanuit documenten.
Bij ieder document is voor daartoe geautoriseerde gebruikers een overzicht beschikbaar van audits: welke gebruiker heeft welke handeling op welk moment uitgevoerd?
Binnen de Audit Trail kan gefilterd worden op document (record management) en workflow-audits. De audits blijven gedurende de volledige levensduur van een document beschikbaar. - Vanuit rapportages.
Beheerders kunnen audits binnen Xtendis zoeken op een of (een combinatie van) meerdere kenmerken, zoals entiteit, gebruiker, melding, resultaat en datum(range). Deze zoekacties kunnen binnen het systeem worden vastgelegd, zodat vaste overzichten ontstaan. De gegevens kunnen indien gewenst als rapporten uit Xtendis worden geëxporteerd.
Diverse audit-rapportages mogelijk
Een aantal voorbeeldrapportages van de Xtendis Audit Trail:
- Uitgevoerde handelingen op een document gedurende de levensduur.
- Uitgevoerde handelingen door een specifieke gebruiker(sgroep) of systeem binnen Xtendis (binnen een bepaalde periode).
- Gebruikers die een specifieke mutatie in het systeem hebben uitgevoerd, bijvoorbeeld verwijderen.
- Gebruikers die een specifiek document hebben opgevraagd.
Wat zijn de voordelen van Xtendis Audit Trail?
- Efficiënte en betrouwbare manier om de bron van mutaties te achterhalen.
- Eenvoudige raadpleegfunctie.
- Flexibele rapportagemogelijkheden.
- Auditfunctionaliteit met rechten afschermbaar.
- Auditniveau per toepassing instelbaar.
Met de Audit Trail van Xtendis heb je dus altijd een duidelijk overzicht op de mutaties die elk document in Xtendis heeft ondergaan. Deze mutaties kun je makkelijk opzoeken, bekijken en rapporteren. Erg handig als je je moet verantwoorden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je meer weten over de uitgebreide mogelijkheden die ons DMS Xtendis biedt op het gebied van informatiebeveiliging? Neem dan hieronder contact met ons op.