Bewaartermijn documenten

Voldoen aan wettelijke bewaartermijn documenten met DMS

Vanaf 1 januari 2016 kan de Autoriteit persoonsgegevens voor een overtreding van vrijwel alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) boetes uitdelen. Die kunnen zelfs oplopen tot € 810.000,-! Aan de wet- en regelgeving over de wettelijke bewaartermijn van documenten voldoen is dus uiterst belangrijk.

De aanwezigheid van persoonlijke informatie in een dossier kan al een reden zijn tot het geven van een bindende aanwijzing of een boete. Het tijdig verwijderen van persoonsgebonden informatie is dus noodzakelijk. Maar hoe hou je het proces van vernietigen beheersbaar? Hoe zorg je ervoor dat de documenten, waarvan de bewaartermijn is verstreken, niet meer aanwezig zijn in een Document Management Systeem (DMS) of een papieren dossier? En wat mag je bewaren en hoe lang? Is er een verschil tussen de maximale bewaartermijn van financiële documenten en persoonlijke documenten? Het zijn allemaal vragen die je kunt hebben als je veel met bedrijfsmatige documenten werkt. Daarom geven we je graag een “bewaartijd documenten 101” zodat je bedrijf voldoet aan de bewaartermijn van documenten.

Bewaartermijn documenten niet overschrijden & tijdig documenten verwijderen

In de basis is het verwijderen van documenten in een DMS een paradoxale functie. Immers, de insteek van een DMS is om digitale documenten duurzaam te bewaren. Bij de meeste organisaties komt een aantal wetten en richtlijnen samen, die bepalen hoe lang informatie bewaard mag blijven.

Wettelijke bewaartermijn documenten van de Belastingdienst

Zo is het wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te bewaren om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen. Je hebt in ieder geval te maken met de Belastingwet en de eerder genoemde Wbp. De Belastingdienst is hierin duidelijk en hanteert een wettelijke bewaartermijn van minimaal 7 jaar. Tijdens deze 7 jaar moet je de administratie bewaren voor de Belastingdienst. Deze fiscale bewaarplicht geldt onder meer voor algemene bedrijfsmatige documenten zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de loonadministratie en de in- en verkoopadministratie.

Bewaartermijn documenten voor de Wbp

Voor de Wbp is de bewaartermijn documenten minder dwingend. De overheid en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) noemen namelijk geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Jij bepaalt de bewaartermijn namelijk zelf. Hierbij kijk je naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor je de documenten archiveert. Zijn de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk? Dan moet je ze vernietigen, tenzij er een andere wet van toepassing is of er wetenschappelijke, historische of statistische redenen voor zijn.

Voorbeelden bewaarplicht documenten personeelsdossier:
Hieronder zie je enkele voorbeelden voor de bewaartermijn van documenten in digitale personeelsdossier. Sommige documenten hebben kortere bewaartermijnen, sommige langere:

• Loonbelastingverklaring en identiteitsbewijs: 5 jaar na uit diensttreding van de werknemer.
• Overige documenten: 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is.
• Sollicitatiegegevens: vernietigen na 4 weken. Met toestemming is verlenging mogelijk naar maximaal 1 jaar.
• Medische gegevens/ Arbo gegevens: de algemene gegevens moeten minimaal 10 jaar bewaard worden, maar de werknemer kan om vernietiging vragen. Een medisch dossier moet 15 jaar bewaard worden. Hierop zijn uitzonderingen, lees hiervoor de wetgeving.

Bewaartermijn documenten bijhouden met DMS Xtendis

Bovenstaande opsomming maakt duidelijk dat het lastig kan zijn om een sluitende administratie erop na te houden en het juiste dossier of document op het juiste moment te vernietigen. De verschillende bewaartermijnen bij de diverse documentsoorten maken ondersteuning noodzakelijk.

Document management systeem Xtendis biedt ondersteuning in het efficiënt actueel houden van het archief waarbij je voldoet aan de wetgeving. Bewaarplicht administratie wordt makkelijk met Xtendis. Xtendis automatiseert het vernietigingsproces van documenten.   

Welke mogelijkheden biedt Xtendis in het vernietigingsproces van documenten?

• Instelbare vernietigingsdatum per documentsoort. 
• Xtendis maakt geautomatiseerd selectielijsten voor jou aan.
• Je krijgt via de mail een automatische signalering van te verwijderen documenten.
• Een workflow om selectielijsten digitaal te laten controleren.
• Geautoriseerde toegangsrechten.
• Uitgebreide audit-mogelijkheden.

Wil je meer weten over het automatisch vernietigen van documenten met Xtendis? Stel dan je vraag hieronder!