Enterprise Content Management

Informatie direct beschikbaar met ECM

Lukt het niet om de informatie binnen jouw organisatie te structureren? En ben je daarom veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie omdat je niet weet waar je moet zoeken? Informatie direct beschikbaar met een Enterprise Content Management systeem. Met een ECM software of systeem zorg je ervoor dat je alle benodigde informatie op elk moment beschikbaar hebt. Dit doe je door alle gegevens op één plek te archiveren. Zodoende zijn bijvoorbeeld  alle persoonsgegevens, aantekeningen, documenten en facturatie op één plek te vinden.

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wat is een Enterprise Content Management systeem?

Een Enterprise Content Management platform, ook wel verkort ECM systeem of ECM platform genoemd, is een systeem dat ongestructureerde informatie binnen een onderneming verzorgt. Enterprise Content Management wordt gezien als een ‘paraplubegrip’, hieronder horen o.a. de deeloplossingen document management en records management. Elk deelgebied zoekt naar oplossingen voor om te gaan met ongestructureerde informatie. 

Het ECM platform Xtendis is de handigste manier om het beheer van ongestructureerde informatie binnen jouw organisatie te verzorgen. Ongestructureerde informatie wordt gedefinieerd als alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten zoals Office- documenten van het type Word (.doc), Excel (.xls), et cetera maar ook PDF, XML en E-mailberichten.

Investering in ECM software Xtendis snel terugverdiend

Onderzoek heeft aangetoond dat een ECM systeem zeer rendabel is:

• 42% van de organisaties die in Enterprise content management investeert, realiseert een terugverdientermijn van 12 maanden of minder. (Bron: AIIM 2012 – IW: The Paper Free Office)
• Gebruikers van een ECM platform melden een Return of Investment van 57% in 18 maanden of minder (Bron: AIIM 2012 – IW: The Paper Free Office)
• Organisaties die net met ECM systeem beginnen, realiseren een ROI van zelfs meer dan 400% binnen 5 jaar (Bron: IDC).

Wat kan je met een Enterprise Content Management?

Een Enterprise Content Management systeem of ECM systeem is er primair op gericht om ongestructureerde informatie te ondersteunen. Een belangrijk aspect van het ondersteunen is het terugvinden van informatie en het bewaken van de integriteit. Een Enterprise Content Management systeem zorgt ervoor dat je als organisatie je gegevens gemakkelijk terug kan vinden en dat deze gegevens veilig zijn. 

Hoe gemakkelijk gegevens terug zijn te vinden, is afhankelijk van metadata. Metadata zijn bepaalde kenmerken van content. Het Enterprise Content Management van Xtendis herkent deze kenmerken door middel van herkennings- en extractietechnieken.  Het platform van Xtendis heeft een grote verscheidenheid om de gewenste vormen van archivering toe te voegen. Het ECM platform zorgt ervoor dat je je gegevens gemakkelijk en veilig kunt archiveren. 

Alle informatie centraal digitaal archiveren op één plek binnen de organisatie

Het Enterprise Content Management (ECM) platform Xtendis zorgt er voor dat je alle documenten en informatie in één centraal digitaal archief kunt vastleggen ongeacht oorspronkelijke bron of vorm. 

Met efficiënte invoertechnieken worden documenten veelal volledig automatisch vastgelegd. Kenmerken worden door middel van herkennings- en extractietechnieken uit de bestanden gehaald en eventueel aangevuld en gecontroleerd met koppelingen naar andere systemen. Het ECM systeem Xtendis is dus uiterst gebruiksvriendelijk en duidelijk. Zo heb je een systeem vol gestructureerde informatie die makkelijk gebruikt kan worden.

Tijdsbesparing dankzij het direct kunnen opvragen van documenten

Alle in ECM systeem Xtendis vastgelegde documenten zijn direct beschikbaar voor raadpleging. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de intelligente zoekmogelijkheden binnen de gebruiksvriendelijke user interface van het Enterprise Content Management (ECM) platform Xtendis zelf. Het is ook mogelijk om de documenten te ontsluiten vanuit andere systemen. Dit kunnen interne (backoffice) applicaties zijn, maar ook externe portalen. In het laatste geval kunnen organisaties hun documenten op gecontroleerde wijze beschikbaar stellen aan externe relaties.

Duurzaam en veilige opslag van documenten

ECM en document management systeem (DMS) Xtendis waarborgt de veiligheid van de documenten. Enerzijds door het bewaken van hun integriteit en authenticiteit. Gebruikers kunnen er van op aan dat ze altijd de juiste versie van een document aangereikt krijgen.  Verder kan ook de toegang tot documenten in het digitaal archief worden afgeschermd. Op basis van de classificatie zorgt Xtendis er automatisch voor dat alleen daartoe geautoriseerde gebruikers toegang tot documenten hebben. Dat is wel zo handig bij een digital business! Zo ziet iedereen wat hij of zij mag zien; denk bijvoorbeeld aan HR consultants die als enige een digitaal personeelsdossier mogen inkijken. Het is daarnaast mogelijk om documenten digitaal te ondertekenen.

Toepassingsgebieden van Enterprise Content Management

ECM software van Xtendis kan voor veel verschillende doelstellingen worden ingesteld. Meestal wordt er voor een ECM software gekozen om de papieren informatiestromen binnen een organisatie terug te dringen.  Daarnaast voorkomt een ECM software dat kwijtgeraakte informatie opnieuw zou moeten worden verkregen. Andere toepassingsgebieden van Enterprise Content Management zijn het versnellen van processen (procesoptimalisatie) en het voldoen aan wet- en regelgeving (compliance).

Referenties

Een groot aantal organisaties in diverse branches gebruiken Xtendis succesvol voor ECM en DMS. Eén voorbeeld hiervan is BNP Paribas. Klik hieronder op een klantlogo om de casestudy te kunnen downloaden.

Branches waarin ECM software Xtendis wordt gebruikt

ECM Software Xtendis wordt succesvol ingezet bij uiteenlopende organisaties in diverse marktsegmenten. Een aantal voorbeelden zijn:

• Banken
• Financiële dienstverleners
• Handel & Industrie
• Et cetera

Kies er nú ook voor om over te stappen op een uiterst handig Enterprise Content Management platform en ontdek hoe digitale factuurverwerking, digitale dossierverwerking en meer veel makkelijker wordt! Bij vragen over ons ECM systeem kun je uiteraard contact met ons opnemen.

Veel gemaakte koppelingen

ECM platform Xtendis heeft uitgebreide koppelingsmogelijkheden. Door een standkoppeling te realiseren kunnen de documenten en dossiers zowel vanuit Xtendis als rechtstreeks vanuit andere systemen worden opgevraagd. Overzicht van systemen waarmee Xtendis reeds is geïntegreerd.

Nog vragen? Dan kun je hieronder contact opnemen met ons!