Van Brederode Assurantiën – Digitaal archiefbeheer

Van Brederode Assurantiën is een kleine, flexibele organisatie. Bij de oprichting formuleerde eigenaar Paul van Brederode twee uitgangspunten:

• hij wilde geen personeel aannemen;
• hij wilde de zaken vanuit huis kunnen doen.

Het voldoen aan deze voorwaarden stelde hem echter voor een probleem. Immers, de administratie van 1.500 klanten bracht een omvangrijk archief met zich mee waarvoor in zijn woning geen plaats was. Bovendien zou het onderhouden van een dergelijk archief het aannemen van een (parttime) medewerker noodzakelijk maken.

Tijdsbesparing archief beheer

Dankzij platform Xtendis kreeg Van Brederode zijn zin. Hij heeft geen papieren archief, zodat hij zijn kantoor aan huis kan houden. Bovendien kost het bijhouden van zijn digitale archief hem zeer weinig tijd zodat hij alle werkzaamheden alleen kan verrichten.

Van Brederode: “Alle belangrijk informatie zoals post, polisvoorwaarden, aanvraagformulieren, premietarieven, artikelen uit vaktijdschriften, et cetera worden digitaal in Xtendis opslagen. Ik kan in mijn systeem verschillende archieven aanmaken, zodat ik iedere documentsoort met geschikte zoeksleutels en trefwoorden kan opslaan. Door de flexibele opzet van mijn DIS heb ik een doeltreffend zoeksysteem kunnen opzetten.

Uit de onderzoeken van de NBvA blijkt dat ik zo’n 100 à 200% efficiënter werk dan de meeste van mijn collega’s. Het enige dat ik anders doe, is het gebruiken van het digitaal archiefsysteem Xtendis”,

Bekijk de video.