Rijkswaterstaat Leefomgeving – Digitaal post verspreiden

Rijkswaterstaat Leefomgeving (voorheen Agentschap NL) richt zich op de waarborging van de kwaliteit van bodemsaneringen op alle niveaus. Met de werkzaamheden van Rijkswaterstaat Leefomgeving gaan grote hoeveelheden documenten gepaard, zoals projectdossiers en documenten met betrekking tot de bedrijfs- en financiële administratie. Ook houdt Rijkswaterstaat Leefomgeving een bibliotheek bij waarin relevante informatie wordt bewaard.

Het grote aantal documenten was voor de organisatie aanleiding om een DIS-oplossing in huis te halen, waarmee de post digitaal gearchiveerd en gedistribueerd konden worden. Cap Gemini werd ingehuurd om het optimale DIS-systeem te selecteren. Hiervoor werd een onderzoek uitgevoerd, waaruit Xtendis, het standaard platform van Expansion, als beste kandidaat naar voren kwam. Doorslaggevende factor daarbij was het feit dat Xtendis zich al bij een groot aantal organisaties had bewezen. Ook het modulaire karakter van Xtendis paste goed in de visie van Rijkswaterstaat Leefomgeving. Hierdoor kreeg de organisatie de mogelijkheid om het systeem geleidelijk aan uit te breiden met extra functionaliteit.

Digitaal verspreiden en archiveren van inkomende post

Post worden bij binnenkomst gescand en vervolgens met behulp van Exchange verspreid voor afhandeling. De documenten worden bij het scannen direct van passende zoeksleutels en trefwoorden voorzien. Hierdoor zijn alle documenten voordat ze gedistribueerd worden al gearchiveerd.

Sinds het digitaal archiefsysteem Xtendis in gebruik is genomen, kan Rijkswaterstaat Leefomgeving eindelijk optimaal profiteren van de mogelijkheden van een DIS-oplossing.