Pensioenfonds Campina – Digitale pensioendossiers gemoderniseerd

Het pensioenfonds van het zuivelconcern Campina beheert de pensioenen van circa 20.000 (gewezen-) deelnemers. Van iedere verzekerde wordt door het fonds een dossier bijgehouden. Door de lange looptijden van de dossiers en het reglmatig corresponderen worden de dossiers na verloop van tijd zeer omvangrijk.

Al in 1994 nam het pensioenfonds de beslissing om de pensioendossiers te digitaliseren. De heer Cantineau, hoofd van het pensioenbureau, over de belangrijkste redenen die hier destijds voor waren: “Na de fusie tussen het pensioenfonds van DMV-Campina en dat van Melkunie Holland werden we geconfronteerd met twee systemen. De dossiers bevonden zich deels op microfiche en deels op papier. De microfiche apparatuur was verouderd, arbeidsintensief en moest worden vervangen. Het papieren alternatief was niet meer acceptabel gezien de afwezigheid van een back-up en de arbeidsintensieve werkwijze. Wij zijn toen op zoek gegaan naar een alternatief dat qua veiligheid, ruimtebesparing, terugzoeksnelheid, toegankelijkheid en gebruiksgemak voor de gebruikers duidelijke voordelen kon bieden.”

Er werd een omvangrijke backlogconversie uitgevoerd waarna de dossiers voortaan digitaal beschikbaar waren voor de medewerkers van het pensioenfonds. Eind 1997 werd duidelijk dat de digitaliseringsoplossing vervangen moest worden. Het fonds ging over op Windows NT en Windows 95 en deze platforms werden niet ondersteund door het systeem. De leverancier van het systeem was ook niet in staat om tijdig een aanvaardbare update te bieden.

Pensioendossiers duurzaam opgeslagen

Expansion werd ingeschakeld om met behulp van het digitaal archiefsysteem Xtendis een nieuwe oplossing te realiseren. In een bondige definitiestudie werd de toepassing scherp in kaart gebracht. Het digitaal archiefsysteem Xtendis werd voorzien van een relatiebeheer component waarin de kerngegevens van alle verzekerden zijn opgenomen. Gebruikers kunnen hierdoor eerst een verzekerde opzoeken en vervolgens een overzicht genereren van alle documenten die op deze persoon betrekking hebben.

De overgang naar Xtendis verliep uitermate soepel. De heer Cantineau: “We waren met Expansion een bepaalde deal overeengekomen en verder hebben we er alleen maar op toegezien dat de gemaakte afspraken werden nagekomen. We hadden voldoende vertrouwen in de kundigheid van Expansion en deze is niet beschaamd.”