Gemeente Maasdriel – Digitale cliëntendossiers en workflow

Voorheen werd bij gemeente Maasdriel de grote hoeveelheid binnenkomende post in papiervorm verzameld, voorzien van een datumstempel en vervolgens verspreid over de medewerkers die de documenten in behandeling namen. Na de behandeling werden de documenten in dossiers gearchiveerd en centraal in een paternosterkast opgesteld. Een tijdrovend karwei. Daarbij namen de documenten veel kantoorruimte in beslag.

Met Xtendis documenten snel en overzichtelijk digitaal archiveren

Tegenwoordig legt gemeente Maasdriel de documenten in het digitaal archiefsysteem Xtendis vast. Binnenkomende poststukken worden centraal gescand, waarna ze van de juiste zoeksleutels worden voorzien en digitaal gearchiveerd. Digitale documenten worden met de ‘Print2Xtendis-module’ op eenvoudige wijze direct in Xtendis opgeslagen.

Automatisch digitale dossiervorming dankzij koppeling archiefsysteem met GWS4all

Het digitaal archiefsysteem Xtendis is gekoppeld aan GWS4all, het primaire systeem dat bij gemeente Maasdriel in gebruik is. Dankzij deze koppeling haalt Xtendis dossierkenmerken uit het systeem. Zodoende is voor nieuwe cliënten automatisch een dossier in Xtendis aangemaakt. Eventuele mutaties van de kenmerken van de bestaande dossiers worden automatisch vanuit GWS4all in Xtendis doorgevoerd.

Ieder document direct beschikbaar!

Met Xtendis zijn alle documenten snel raadpleegbaar. Het is mogelijk om direct op specifieke documenten te zoeken in één of meerdere dossiers tegelijk. Het zoeken kan op verschillende manieren, waarbij zowel gebruik kan worden gemaakt van bewust toegekende kenmerken (indexwaarden) als de complete inhoud van documenten (Full-Text-Retrieval).

Xtendis biedt document management en workflow in één systeem

Documenten worden binnen Xtendis niet alleen gearchiveerd, maar ook behandeld. Op basis van hun kenmerken worden documenten in mappen gepresenteerd. Deze mappen kunnen als werkvoorraad worden beschouwd. Met behulp van actiebuttons kunnen medewerkers een workflow aansturen waardoor documenten een virtuele route doorlopen langs meerdere medewerkers en/of afdelingen. Van ieder document is continu de actuele status inzichtelijk. Daarnaast is ook de flowgeschiedenis op te vragen, zodat altijd bekend is wie een document op welk moment heeft behandeld.

Digitaal archiefsysteem stuurt automatisch een herinnering

Medewerkers die een document moeten behandelen krijgen vanuit Xtendis per e-mail een notificatie toegezonden. Indien een afhandeldatum dreigt te verstrijken, volgt automatisch een herinnering. Xtendis draagt dus ook zorg voor de procesbewaking bij de gemeente Maasdriel.

De inzet van de archivering software Xtendis zorgt voor de volgende voordelen:

• tijdsbesparing bij het archiveren van documenten.
• De status van een document is altijd inzichtelijk.
• Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot het archief.
• Kwaliteitsverbetering in het administratieve proces.
• Er wordt bespaard op archiefruimte.
• Het archief is beschermd tegen calamiteiten zoals water- en brandoverlast.
• Ieder document is direct toegankelijk.
• De documenten zijn op duurzame wijze digitaal gearchiveerd.

Download casestudy in PDF: