Succesverhaal -
BNP Paribas

Digitale klantendossiers met Xtendis

Voor BNP Paribas is het cruciaal om de grote stroom aan klantgerelateerde documenten zorgvuldig te bewaren om zo te voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Voorheen werd deze grote documentenstroom gearchiveerd in papieren hangmappen. Medewerkers van BNP Paribas waren veel tijd kwijt met het archiveren van en zoeken naar de documenten.

Tegenwoordig gebruikt het hoofdkantoor van BNP Paribas in Amsterdam het digitaal archiefsysteem Xtendis voor het digitaal archiveren van het grote aantal documenten. De documenten worden vastgelegd in overzichtelijke klantendossiers die door een koppeling met de primaire applicatie van BNP Paribas automatisch worden aangemaakt.

Een compleet digitaal archief

Met de ingebruikname van Xtendis zijn allereerst de bestaande papieren dossiers geconverteerd en vervolgens digitaal opgeslagen in Xtendis. Tijdens het converteren is er structuur aangebracht in de dossiers en zijn alle digitale dossiers met de standaard Bulk-Import-module van Xtendis automatisch geïmporteerd. De dagelijkse aanwas van nieuwe documenten wordt bij binnenkomst gescand of, indien ze reeds digitaal zijn zoals e-mailberichten, direct aan Xtendis toegevoegd met de ‘Print2Xtendis-module’. Met deze module kunnen documenten uit iedere applicatie waarmee geprint kan worden eenvoudig aan Xtendis worden toegevoegd.

Ieder document direct beschikbaar!

De documenten opgeslagen in Xtendis zijn direct beschikbaar voor raadpleging. Het terugzoeken van documenten in Xtendis kan op basis van een combinatie van zoeksleutels zoals naam, documenttype en datum. Dankzij 'Full-Text-Retrieval' kan een document zelfs worden teruggevonden op basis van elk woord of nummer dat in het document voorkomt.

Juiste gebruikersrechten door uitgebreide Xtendis-beveiligingsmogelijkheden

Binnen BNP Paribas wordt één Xtendis-systeem door zes verschillende afdelingen gebruikt. Hierbij is sprake van ‘Chinese Walls', dat wil zeggen dat de rechten in Xtendis zodanig zijn vastgelegd dat de verschillende afdelingen niet bij elkaars archief kunnen. Dit om belangenverstrengeling te voorkomen tussen medewerkers van twee of meer bedrijfsonderdelen die dezelfde klant bedienen. Daarnaast zijn vanwege de zeer vertrouwelijke informatie ook de verdere rechten afgetimmerd. Zo is in Xtendis per gebruiker per afdeling vastgelegd welke functionaliteiten hij/zij mag gebruiken.

BNP Paribas profiteert onder meer van de volgende voordelen met de inzet van Xtendis:

• Tijdsbesparing bij het archiveren en terugvinden van het grote aantal documenten.
• De archieven zijn beveiligd tegen calamiteiten zoals brand- en wateroverlast en ongeautoriseerd gebruik.
• De documenten in Xtendis zijn gegarandeerd authentiek en duurzaam opgeslagen waardoor BNP Paribas voldoet aan de wet- en regelgeving.