Documenten digitaal ondertekenen

Snel en eenvoudig een document of contract inzien en ondertekenen? Je doet het gemakkelijk met Enterprise Information Management van Xtendis. Met Xtendis business signing onderteken jij gemakkelijk en veilig alle digitale documenten. Zo worden processen zoals contractbeheer gemakkelijker dan ooit. 

Lees alles over documenten digitaal ondertekenen in onze uitgebreide brochure of neem contact op met één van onze specialisten die jou graag alles vertelt over de mogelijkheden.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een handtekening in een digitaal formaat. Een digitale handtekening bestaat uit de combinatie van het identificeren van de ondertekenaar en de goedkeuring van het document. Er zijn twee verschillende digitale handtekeningen: een gewone digitale handtekening en een gekwalificeerde digitale handtekening. Een gewone ‘natte’ handtekening is een geschreven handtekening die gedigitaliseerd is. 

Een gekwalificeerde digitale handtekening is daarin een stuk veiliger. Dit type handtekeningen zijn een stuk veiliger en betrouwbaarder doordat deze beschikken over een gekwalificeerd certificaat. Dit is een bewijs dat de gezette handtekening veilig en betrouwbaar is. Met een certificaat wordt een handtekening gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar en wordt de handtekening gekoppeld aan een document. Digitaal ondertekenen met Xtendis is geautoriseerd maar niet gekwalificeerd. De handtekening wordt gerelateerd aan het persoonlijke telefoonnummer van de goedkeurder. Hiermee is het een geautoriseerde handtekening. Een digitale handtekening met Xtendis is daarom niet rechtsgeldig. 

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Een digitale handtekening is rechtsgeldig als deze gekwalificeerd is. Een gekwalificeerde handtekening is net zo rechtsgeldig als een geschreven handtekening. Door de kwalificering is het onmogelijk om een digitale handtekening te vervalsen. Ontvang je een digitaal ondertekend document, controleer dan altijd de certificering of autorisatie. 

Het digitaliseren van het ondertekenen van documenten is onmisbaar voor bedrijven met gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen. Het draagt daarom ook een steentje bij aan workflow management. 

Hoe werkt een digitale handtekening?

Bedrijven zijn vaak huiverig om over te stappen op een digitale handtekening. Hoe kan je immers weten of een handtekening daadwerkelijk is gezet door de verantwoordelijke? Deze vraag wordt weggenomen met geautoriseerde ondertekenen met Xtendis. 

Handtekeningen worden gekoppeld aan een document. Verandert het document, dan vervalt de digitale ‘verzegeling’. Het digitaal ondertekenen van documenten is daarom veilig en wellicht zelfs veiliger dan de ‘ouderwets’ geschreven handtekening.

Hoe veilig is digitaal ondertekenen met Xtendis?

Wat kan je allemaal ondertekenen met business signing van Xtendis?

Alle digitale documenten kunnen worden ondertekend met document management systeem Xtendis. Hierbij kan je denken aan:

• Adviesdocumenten
• Arbeidscontracten
• Beoordelingsformulieren
• Loonbelastingverklaringen
• Offertes
• Orders
• Contracten

Hoe gaat het in zijn werk?

Documenten digitaal ondertekenen doe je eenvoudig en veilig met Xtendis. Een digitale handtekening zetten doe je in enkele stappen:

• Vanuit Xtendis stuur je een verzoek tot digitale ondertekening naar de ondertekenaar. Hierbij geef je aan wie je wilt laten ondertekenen en wat zijn mobiele nummer en mailadres zijn.
• De ondertekenaar krijgt een verzoek per mail om een  unieke verificatiecode aan op te halen.
• Na het invullen van deze code krijgt de ondertekenaar in een veilige omgeving het document te zien, met zijn persoonlijke gegevens en een tekenverzoek.
• Na controle en akkoord, ontvangt de ondertekenaar een persoonlijke SMS-verificatiecode. 
• Deze code leidt na invulling, tot de digitale ondertekening van het document.

Digitaal rechtsgeldig ondertekenen 

Een gekwalificeerde digitale handtekening is net als een geschreven handtekening rechtsgeldig. Door de certificering is een digitaal ondertekend document rechtsgeldig mét bewijskracht. Met documentbeheer kan je eigenlijk niet om business signing heen. Het idee van documentbeheer is dat je gemakkelijk toegang hebt tot alle documenten en verdere verwerking daarvan. Het ondertekenen hiervan is een belangrijk aspect. Wanneer je documenten niet digitaal ondertekent, zal elk document moeten worden uitgeprint, worden getekend en weer worden ingescand om deze vervolgens te verwerken. Al deze stappen worden weggenomen met het digitaal ondertekenen van documenten.

Ontvang je zelf een document dat digitaal is ondertekend? Controleer dan altijd de verificatie. Een digitale handtekening kan namelijk nooit worden vervalst.  

Meer dan documenten digitaal ondertekenen

Enterprise Information Management systeem Xtendis kent nog veel meer oplossingen dan enkel documenten digitaal ondertekenen. Met Xtendis order jij alle informatie binnen jouw organisatie op een gestructureerde en veilige manier. Met Xtendis stroomlijn je alle informatiestromen en zorg je ervoor dat op een effectieve en efficiënte manier informatie kan worden gevonden en gebruikt. 

Xtendis zorgt ervoor dat alle gevonden informatie up to date is. Het systeem kent vele oplossingen zoals:

• Versiebeheer
• Contractbeheer
• Digitaal dossier en archief
• Digitale factuurverwerking
• Digitale postregistratie
• Kwaliteitsmanagement
• Recordsmanagement

Er zijn meerdere voordelen verbonden aan Xtendis Enterprise Information Systeem namelijk:

• Integere informatie: er is sprake van een strenge beveiliging. Zo kunnen documenten niet zomaar worden verwijderd of gewijzigd. 
• Informatie is binnen secondes beschikbaar.
• Met Xtendis geef je invulling aan de AVG wet- en regelgeving

Meer informatie over Xtendis

Wil je vrijblijvend meer informatie ontvangen over informatiemanagement systeem Xtendis? Vul onderstaand contactformulier in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.

Contact