Documentbeheer

Volledige controle over jouw documenten vanaf ieder device en elke werkplek

Documentbeheer met Xtendis

Zwaai jouw papieren archief vaarwel en kies voor papierloos werken met het documentbeheersysteem van Xtendis. Met onze software voor documentbeheer vind je documenten en informatie makkelijk terug; Xtendis is immers overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken. Al jouw documenten zijn veilig afgeschermd en jij bepaalt waar de documenten opgeslagen staan. Het beheren van documenten met Xtendis is dus een goed idee. Grote organisatie zoals Adecco en BNP Paribas gingen je voor!

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is het proces van het opslaan, lokaliseren, bewerken en delen van verschillende documenten op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier voor organisaties. Met Xtendis document management software richten wij ons op digitaal documentbeheer van elektronische documenten. 

Een zeer belangrijke onderdeel van documentbeheer is dat documenten gecentraliseerd zijn. Dit houdt in dat documenten op een centrale locatie zijn opgeslagen en alle belanghebbende zo snel mogelijk toegang tot deze documenten kunnen verkrijgen. Een document management systeem zorgt ervoor dat het handmatige en tijdrovende proces van documentbeheer zo efficiënt mogelijk wordt ingericht.

Waarom kiezen voor documentbeheer?

Er zijn als bedrijf of organisatie genoeg redenen om te kiezen voor een document management systeem (DMS). Deze redenen hangen vaak samen met de branche en het type bedrijf, maar er zijn een aantal voordelen die op elk type organisatie van toepassing zijn. Met een effectief documentbeheersysteem zorg je ervoor dat alle documenten op één plek te vinden zijn en dat zo bestanden snel gevonden kunnen worden en gemakkelijk kunnen worden gedeeld. Dit zorgt voor veel tijdbesparing en laat belanghebbende en/of afdelingen efficiënter samenwerken. Ook biedt een documentbeheersysteem de mogelijkheid om effectief online dossiers op te bouwen. 

Voor wie is documentbeheer bedoeld?

Documentbeheersysteem Xtendis is voor alle type organisaties. Groot, middel of kleine organisaties, ongeacht de grootte hebben ze allemaal informatiestromen. Dit kunnen zowel fysieke papieren documenten als elektronische documenten zijn. Documentbeheer met Xtendis is voor iedere organisatie met een uitgebreide informatiestroom. Onze EIM software zorgt voor veilig, efficiënt en gemakkelijk documentbeheer.

De voordelen van digitaal documentbeheer

Een efficiënt en effectief documentbeheer kent vele voordelen. Documentbeheer is een cruciaal proces binnen een organisatie. Wanneer dit niet efficiënt wordt gedaan, kost dit veel tijd. Een document management software kent voordelen die op elk type organisatie of bedrijf van toepassing zijn. Onderstaand hebben wij enkele voordelen benoemd:

• Vindbaarheid en tijdsbesparing. Een documentbeheersysteem zorgt voor een efficiëntieslag. Je herkent vast wel het vele zoeken naar documenten die op verschillende locaties zijn opgeslagen. Daarbij kan je denken aan mailboxen, drives, cloudopslag en fysieke archieven. Het gevolg hiervan is dat personeel veel tijd kwijt is aan het zoeken van de juiste documenten en informatie. Met Xtendis is dit verleden tijd. Met documentbeheer heb je grip op de documentstromen. In plaats van losse mappen en locaties worden alle documenten op een centrale plek opgeslagen. Zo kan iedereen bij zijn of haar benodigde informatie. 
• Integratie met overige bedrijfsprocessen. Documentbeheer is een organisatiebrede oplossing en proces. Verschillende afdelingen werken met dezelfde documenten. Zo zijn loonstroken en arbeidscontracten voor zowel de financiële afdeling als de HRM-afdeling van belang. Een goed ingericht documentbeheer zorgt ervoor dat alle documenten voor de belanghebben in een paar klikken zijn te bereiken. 
• Eenvoudig digitale dossiers opstellen. Een digitaal dossier verzamelt alle documenten die een belanghebbende aangaan. Van contracten tot loonstroken en voorstellen. In elk digitaal dossier regel je de toegang voor elke werknemer of belanghebbende afzonderlijk. Zo zorg je ervoor dat documenten niet in verkeerde handen vallen. Een eventuele datalek is zo dan ook snel teruggevonden. 

Kies voor documentbeheersysteem Xtendis

Kies voor Xtendis voor het efficiënt beheren en afhandelen van documenten om de volgende redenen:

• 30 – 50% tijdsbesparing in documentverwerking
• Het nr. 1 DMS van Nederland
• Uitgebreide koppelingsmogelijkheden
• Duurzame oplossing
• Eén systeem voor meerdere toepassingen
• Meer dan 4 miljoen gebruikers en 2 miljard documenten
• NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd
• Vertrouwd door o.a. Adecco, Heineken, Ahold & PostNL

Met goed documentbeheer voldoe je aan de wet- en regelgeving 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming schrijft voor dat zelfs de kleinste bedrijven verplicht zijn om informatie omtrent klanten, producten, medewerkers, financiën et cetera voor een bepaalde periode beschikbaar te houden. Goed documentbeheer is onlosmakelijk verbonden aan het waarborgen van deze informatie en voorkomt dat organisaties in vervelende situaties terecht komen of zelfs failliet gaan. Digitaal documentbeheer in de bekende mappenstructuur werkt voor grote aantallen documenten niet meer en voldoet niet aan wet- en regelgeving.

Het is dus cruciaal dat deze informatie gestructureerd wordt opgeslagen en goed wordt beheerd zodat ze in ieder scenario direct beschikbaar zijn. Zo kun je op het juiste moment het nodige digitaal document opvragen, zonder problemen, vanaf ieder device. 

Het Xtendis documentbeheersysteem zorgt er voor dat je alle documenten in één centraal digitaal archief kunt vastleggen ongeacht oorspronkelijke bron of vorm. Bespaar tijd met documentbeheer software Xtendis!

Benieuwd naar Xtendis en wat zoal de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via het onderstaande formulier, we helpen je graag!

Xtendis als Enterprise Management Systeem 

De functionaliteiten van Enterprise Management Systeem Xtendis gaan verder dan enkel documentbeheer. Xtendis is een systeem waarmee alle informatiestromen binnen een organisatie geordend en op één plek worden opgeslagen. Met Xtendis bespaar je als organisatie tijd en geld verbeter je de dienstverlening. Naast een digitaal documentenbeheer zorg je met Xtendis ook voor versiebeheer. Met versiebeheer weet je zeker dat je de juiste versie van een document hebt. Elektronische documenten worden vaak aangepast en zo ontstaat er een wildgroei aan versies. Met versiebeheer van Xtendis voorkom je deze wildgroei. Naast effectief documentbeheer kent Xtendis nog vele andere functionaliteiten zoals:

• Digitale postregistratie
• Digitale factuurverwerking
• Digitaal dossier
• Digitaal contractbeheer

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul geheel vrijblijvend onderstaand formulier in. Binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis.

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul geheel vrijblijvend onderstaand formulier in. Binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis.