Document Management Systeem

Document Management Systeem Xtendis

Ben jij ook veel tijd kwijt met het zoeken naar documenten in een online of fysieke opslag? Kies dan voor een intelligent document management systeem: Xtendis! Zorg ervoor dat je documenten altijd makkelijk kunnen worden gevonden én veilig worden beheerd.

Lees alles over DMS Xtendis in onze uitgebreide brochure of neem vrijblijvend contact met ons op en wij vertellen je alles over de mogelijkheden.

Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Misschien googelde je wel al eens “Wat is een DMS?”. Wel, een Document Management Systeem, ook wel documentbeheersysteem, DMS of Enterprise Information Management Systeem genoemd, is een (online) platform waar documenten ordelijk opgeslagen worden. Met deze Document Management Software kun je snel de juiste informatie en documenten terugvinden. Met een DMS hoef je niet meer op zoek naar een bepaald document in je mailbox, op een netwerkfolder of in fysieke archieven. Dat scheelt enorm veel tijd. Handig, toch?

De documenten worden ordelijk digitaal opgeslagen en kunnen worden beveiligd zodat enkel de personen met de juiste machtigingen ze kunnen bekijken. Verzamelt jouw bedrijf nog papieren documenten in dikke mappen of is het online archief een chaos? Dan is ons intelligente Documentbeheer software wat voor jou. Stapels en stapels papieren documenten verzamelen in een fysieke opslag is immers niet meer van deze tijd.

Ontdek hoe Xtendis werkt via onderstaande animatie:

Wat is document management?

Zoals de naam het al zegt, is document management het managen van documenten. Het gaat hierbij over het effectief inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten binnen een organisatie. Document management zorgt ervoor dat documenten ten alle tijden direct beschikbaar, veilig en goed vindbaar zijn. Document management wordt vaak gewaarborgd door een document management systeem, ook wel een DMS genoemd. Een DMS systeem helpt bij document management door de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten te digitaliseren en te optimaliseren.

Wat maakt ons Document Management Systeem Xtendis uniek?

✔ 100% Nederlands product
✔ Eén intelligent Document Management Systeem voor meerdere toepassingen
✔ Gespecialiseerd in grootschalige documentoplossingen
✔ Standaardkoppelingen met 100+ applicatie
✔ Ieder document direct beschikbaar, ongeacht volume. Zo kun je de juiste documenten steeds snel vinden in ons centrale systeem. 

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van Xtendis voor jouw organisatie? Download dan gratis onze brochure of neem vrijblijvend contact met ons op:

Voor wie is Xtendis bedoeld?

Iedere organisatie met een uitgebreide informatiestroom kan overstappen op efficiënt documentbeheer met Xtendis. Wij zorgen ervoor dat records management makkelijker, veiliger en efficiënter wordt. Wij kunnen zowel kleine organisaties zoals Van Brederode Assurantiën met 15 werknemers als erg grote organisaties zoals Adecco met 33.000 eigen medewerkers en 700.000 flexkrachten helpen.

De flexibiliteit van Xtendis Document Management Systeem

Documenten zijn dankzij een DMS systeem veilig en centraal opgeslagen. Hierdoor zijn de documenten altijd opvraagbaar en is de kans dat documenten kwijt raken sterk verlaagd. Met Xtendis Mobile Services is het zelfs mogelijk om onderweg, thuis of bij een klant op je mobiel of tablet ieder document beschikbaar te hebben. Door eenvoudig toegang tot bedrijfsdocumenten te krijgen, wordt de flexibiliteit en de snelheid van de informatiebehoefte sterk verhoogd. Dit zorgt er ook voor dat de service richting de klant en de productiviteit van het personeel wordt verbeterd.

Wanneer kies je voor een DMS-systeem?

Er zijn een aantal redenen om te kiezen voor een document management systeem. Simpel gezegd wordt er gekozen voor een DMS systeem omdat je merkt dat het overzicht kwijt is. Maar er zijn meer signalen zoals dat er teveel fouten worden gemaakt bij het verwerken van documenten en dat er kostbare tijd verloren gaat aan het opzoeken van documenten of andere bedrijfsinformatie.

Wat zijn de voordelen van document management systeem Xtendis?

Er zijn meerdere voordelen van een document management systeem. De kracht van Xtendis zit hem in de eenvoud en een ongekende performance bij grote aantallen. Er zijn heel wat voordelen van een Document Management Systeem als Xtendis, die ons systeem handiger maken dan andere systemen. We geven je graag wat meer uitleg bij de volgende eigenschappen waarin Xtendis uitblinkt tegenover andere DMS systemen:

Veilig

De veiligheid van jouw informatie is een randvoorwaarde voor DMS Xtendis. Wij voldoen dan ook aan de wet- en regelgeving; denk aan de bewaartermijn van documenten.

Modulair

De modulaire opbouw van Document Management Systeem Xtendis zorgt ervoor dat het systeem stapsgewijs uitgebreid kan worden met meer functionaliteit en toepassingen. Elk bedrijf kan Xtendis efficiënt inrichten voor makkelijk digitaal samenwerken.

Geïntegreerd

In onze visie is de toegevoegde waarde van Xtendis vele malen groter wanneer het een integraal onderdeel uitmaakt van de totale informatievoorziening binnen organisaties.

Online of lokaal

Alle digitaal opgeslagen documenten zijn veilig afgeschermd en jij bepaalt waar de documenten opgeslagen staan en door wie het beheer wordt uitgevoerd. 

Gebruiksvriendelijk

DMS Xtendis biedt de best mogelijke gebruikerservaring door naadloos te integreren in de dagelijkse werkzaamheden en een no-nonsense gebruikersinterface. Zo zorgt Xtendis ervoor dat informatiemanagement gebruiksvriendelijk wordt.

Voor ieder document

Alle waardevolle documenten kunnen in het Document Management Systeem Xtendis worden opgeslagen als digitale documenten, bij voorkeur volledig automatisch.

Dit zijn slechts enkele voordelen van een Document Management Systeem.

Waarom kiezen voor een Document Management Systeem? 

Zoals hierboven vermeld, zijn er veel voordelen verbonden aan ons DMS Xtendis. Met ons Document Management Systeem hoef je je nooit meer zorgen te maken over je documenten. Ons DMS systeem zorgt voor een gebruiksvriendelijke en veilige opslag van documenten. Daarnaast kent ons Document Management Systeem nog vele andere functionaliteiten zoals digitale factuurverwerking, Enterprise Content Management, documenten digitaal ondertekenen en digitale personeelsdossiers. Benieuwd wat Xtendis specifiek voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op, we geven je graag meer informatie!

Met DMS Xtendis leveren wij ongekende prestaties:

✔ Grootste online Document Management Systeem van Nederland
✔ Ruim 2,5 miljard documenten veilig opgeslagen, volgens de wet- en regelgeving
✔ NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd
✔ Meer dan 4 miljoen gebruikers
✔ Al 30 jaar succesvol
✔ No cure no pay!

Referenties

Diverse organisaties zetten DMS Xtendis in voor uiteenlopende toepassingen. Download vrijblijvend een van onze casestudies en lees hoe Xtendis succesvol wordt ingezet als document management systeem.

Wat zijn de kosten van een Document Management Systeem?

De kosten van Xtendis zijn onder meer afhankelijk van de grootte van je organisatie. Ben je benieuwd naar de kosten van een document management systeem? Bekijk dan onze tarieven of vul dan hieronder je informatie in, tijdens een persoonlijk (telefonisch) gesprek vertellen we je er graag meer over.

Meer informatie over DMS Xtendis

Wil je vrijblijvend meer informatie ontvangen over document management systeem Xtendis? Vul onderstaand contactformulier in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.