Kennis vermenigvuldigen door het te delen – trends in documentmanagement

“Kennis is macht” aldus Francis Beacon al in 1597. De Engelse filosoof refereerde aan de voorsprong die je hebt op je concurrenten als je meer weet dan een ander. Met bedrijfsinformatie is het niet veel anders. Als je meer marktkennis hebt, betere grip op je interne efficiency en een snellere “time to market”, creëer je een concurrentievoordeel. Toch is er een trend waarneembaar die hierop haaks lijkt te staan en uitgaat van het delen van informatie. Ben je benieuwd? Lees dan verder, en kom alles te weten over de laatste trends op het gebied van documentmanagement!

Maatschappelijke ontwikkeling

Een trend die ik zie in veel organisaties, is de wil tot (kennis)deling en samenwerking. Daar waar men vroeger de kennis voor zichzelf wilde houden gaat men nu minder krampachtig om met deze gedachte. Die bereidheid tot “sharing” zie je op meerdere plaatsen in de maatschappij terugkomen. Het gebruik van een product wordt belangrijker dan het bezit ervan. Zo werd ik laatst nog in Rotterdam door een fluisterstille e-scooter bijna van de sokken gereden. Het groene stille monster kan overal in Rotterdam gebruikt worden door iedereen met een abonnement. En er zijn talloze initiatieven die het delen en gebruik van een product tot een hoger doel verheffen. Zo ook op het gebied van documentmanagement en ICT-technologie.

Marktontwikkeling

Een Enterprise Information Management Systeem, ook wel Document Management Systeem (DMS) genoemd, beperkt zich niet langer tot de interne organisatie. Vaak zijn je opdrachtformulieren, facturen, CMR’s, en certificaten van belang voor jouw klanten of toeleveranciers. De stakeholders binnen de keten kunnen, met een juiste inrichting van het DMS, profiteren van jouw interne bedrijfsinformatie. Het zogenaamde “publiceren van informatie” vanuit een DMS naar een portal/website omgeving, dus door de keten heen, is zo’n ontwikkeling. Het grote voordeel van het pushen van informatie vanuit een DMS is dat je meer controle hebt over het versiebeheer van een document.

Ook op gebied van kostenberekening voor een DMS zie je een ontwikkeling. Een parameter zoals, het aantal gebruikers, is vaak niet meer toereikend. Bovendien is het vaak onbekend hoeveel gebruikers uiteindelijk profiteren van “jouw” informatie. Een voorbeeld hiervan is een energieleverancier die zijn klanten toegang geeft tot hun energienota. Indirect zijn het DMS-gebruikers, maar hoeveel het er zijn is onduidelijk. Kortom, een verschuiving van een statische eenmalige prijsberekening, naar meer flexibele periodieke berekening naar het daadwerkelijk gebruik van de applicatie. Deze ontwikkeling sluit mooi aan op de volgende trend, de Cloud.

Technologische ontwikkelingen

Met cloud technologie ervaar je de schaalvoordelen met een beveiligingsniveau dat je zelfstandig maar moeilijk kan evenaren. De cloud is dan ook steeds meer gemeengoed geworden. Een Document Management Systeem hoef je niet langer meer aan te schaffen; Cloud Document Management zorgt ervoor dat dit allemaal online kan. Het DMS zal met een juiste configuratie zo worden ingeregeld dat alleen jouw omgeving (private cloud) wordt getoond. Zo heb je geen issues met online security. 

Duurzame koppelingen met REST API

Daarnaast zijn koppelingen tussen een DMS en andere systemen met de nieuwste uitwisselingsprotocollen steeds flexibeler en toekomst bestendiger. In het verleden zorgde een upgrade van een systeem vaak voor een storing in de koppeling. De gegevens werden niet goed meer uitgewisseld of de werking ervan stopte in zijn geheel. Dit bracht de nodige onzekerheid en kosten met zich mee. Tegenwoordig maken we koppelingen die veel minder afhankelijk zijn van upgrades. De zogenaamde REST-API web services zorgen voor het delen van informatie tussen verschillende systemen op een betrouwbare manier en zijn veel minder kwetsbaar bij een upgrade van één van de systemen.

Artificial Intelligence (AI) en Robotisering (RPA)

Een van de andere documentmanagement trends is de toename in Artificial Intelligence (AI) en robotisering. Voor gestructureerde opslag van documenten hangen documentmanagementsystemen labels aan een document of dossier. Via AI of Robotisering worden deze labels automatisch en vaak lerend en voorspellend voor de gebruiker ingevuld. Een voorbeeld van robotisering kan zijn dat een document automatisch wordt gedownload vanuit een externe portal, en voorzien van de juiste labels wordt opgeslagen in het DMS. Een ander voorbeeld is het voorspellen van labels voor het archiveren van een e-mail, gebaseerd op eerdere mailconversaties.

Samenvatting documentmanagement trends:

• Delen van informatie, ook buiten de eigen organisatie;
• Verandering in licentiemodellen, betalen voor het daadwerkelijk gebruik. Niet in de laatste plaats gedreven vanuit de Cloud-gedachte;
• Technologische ontwikkelingen die de uitwisseling van gegevens tussen systemen vergemakkelijken en het automatisch opslaan van documenten automatiseren met een zelflerend karakter.

Ben je benieuwd hoe wij met de inzet van ons DMS, WoodWing Xtendis, je toegevoegde waarde in de keten kunnen vergroten? Neem dan contact met ons op.