Hoe een DMS financiële dienstverleners helpt met de uitdagingen
Financiële dienstverleners moeten hun DMS moderniseren. Dit blogbericht biedt een aantal handvatten voor het implementeren van een nieuw DMS.
Geïntegreerde benadering als basis voor 360 graden klantbeeld
Het moderne DMS moet dé oplossing zijn voor alle document gerelateerde vraagstukken en directe ondersteuning bieden aan zowel compliancy als de commerciële doelstellingen (rendabele dienstverlening, klanttevredenheid, concurrentiepositie).
Om deze rol te kunnen vervullen moet een DMS de rol van hét centrale archief kunnen vervullen. Dat wil zeggen dat het documenten moet kunnen beheren in de breedste zin van het woord, ongeacht bron en vorm. Denk hierbij aan documenten en bestanden uit de volgende bronnen:
- Scanstraten, afdelingsscanners, Multifunctionele Printers
- E-mailomgevingen Office-omgevingen (Word, Excel, Powerpoint, PDF, etc.)
- Frontoffice-systemen
- Backoffice-systemen
- Overige informatiesystemen
- Interne en externe services
- Websites/portalen
Documenten die door het DMS worden vastgelegd, moeten ook vanuit andere systemen raadpleegbaar zijn. Dit geldt zowel voor interne systemen (front- en backoffice) als externe websites (klantportalen, mobile services). Het vervult hiermee de lijmfunctie tussen verschillende systemen en presenteert de gegevens met betrekking tot klanten (en andere entiteiten) bij elkaar. Deze functionaliteit biedt de basis voor een 360 graden klantbeeld.
Ten behoeve van de validatie en verrijking van de metadata binnen het DMS kan het daarnaast wenselijk zijn om gebruik te maken van gegevens uit andere systemen, bijvoorbeeld klantgegevens uit een CRM-systeem of productgegevens uit een Backofficesysteem.
De inzet van een DMS zorgt voor procesoptimalisatie
Laten we ook niet vergeten dat de DMS-systemen van vandaag ook de nodige
procesoptimalisaties moeten kunnen bieden, zoals:
- Automatisch registreren van documentgegevens door middel van herkenning
- (OCR, ICR, Barcode, QR-code) en gegevensextractie.
- Geavanceerd zoeken (op indexen en met full text search).
- Workflow management.
- Notificaties, bijvoorbeeld het automatisch melden van verlopen documenten.
- Versiebeheer.
Ook met enkele van deze optimalisaties kan een DMS-investering al direct terugverdiend
worden.
Bespreek de mogelijkheden van een DMS voor jouw finance organisatie
Download ons whitepaper ‘De modernde financiële dienstverlener verdient een beter DMS of plan aan gratis adviesgesprek in.
Whitepaper voor financiële dienstverleners
In dit whitepaper doet Expansion uit de doeken hoe een modern Document Management Systeem (DMS) financiële dienstverleners helpt om te gaan met de hedendaagse uitdagingen.