Digitale documenten op een veilige manier delen; hoe doe je dit?

Waarom is het belangrijk om digitale documenten op een veilige manier te delen?

Per dag deel je vaak documenten met collega’s en externen. Vaak sta je er niet eens bij stil.  In de meeste gevallen gaat het om digitale documenten die je deelt als bijlage in een mail. Maar is dit wel zo veilig? Je wilt natuurlijk niet dat een belangrijk document met gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Bovendien is het technisch ook niet altijd mogelijk om grote bestanden of een grote hoeveelheid aan bestanden per e-mail te versturen.

Hoe deel je die documenten nu wél op een veilige manier?

In Xtendis is het mogelijk om digitale documenten te delen vanuit een veilige omgeving. Het digitale platform is ontwikkeld om je de authenticiteit en veiligheid van informatie te garanderen.

De autorisaties in Xtendis bepalen welke documenten je mag delen. De ontvanger krijgt via de mail een bericht dat er een document klaarstaat. Vervolgens ontstaat via een veilige autorisatiesleutel de toegang tot het document. Het bestand kan door de gebruiker worden gedownload, maar niet worden aangepast.

Altijd overzicht van de gedeelde digitale documenten

In Xtendis behoud je altijd overzicht van de gedeelde documenten. Zo bepaal jij wie en wanneer er toegang heeft. Deze rechten kunnen altijd worden ingetrokken. Zo hou je controle over de gedeelde informatie.

Digitale bestanden delen met de digitale handtekening

Als uitbreiding op het digitaal delen van documenten is het ook mogelijk om als ontvanger een digitale handtekening te zetten. Op je telefoon ontvangt je dan een SMS-code die je bij het gedeelde document plaatst. Met het zetten van de digitale handtekening ga je akkoord bent met de inhoud van het document. Hiermee versnel je het proces van goedkeuring aanzienlijk en heb je de bewijslast op orde.

Wat zijn de voorwaarden om met digitaal delen aan de slag te kunnen?

Om documenten digitaal te kunnen delen moet je aan een paar voorwaarden voldoen. Eén ervan is dat je werkt met Xtendis Online.

Behoefte aan een partij die meedenkt en ondersteuning biedt

WoodWing Xtendis heeft een ruime ervaring met oriëntatie- en selectietrajecten. In de ruim 30 jaar dat we bestaan hebben we veel expertise opgebouwd. Ben je benieuwd hoe wij je in een DMS-keuze kunnen ondersteunen en bespoedigen? Vul nu het contactformulier in en wij nemen geheel vrijblijvend contact met je op.