Waarom WoodWing
Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen
Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

Branches
Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak


Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

'Zero Defects' productie: hoe de maakindustrie streeft naar perfectie

'Zero Defects' productie: hoe de maakindustrie streeft naar perfectie

Wat is de ROI van een DAM-systeem en hoe bereken je deze?

Wat is de ROI van een DAM-systeem en hoe bereken je deze?

Wat is documentmanagement? En waarom is het zo belangrijk?

Wat is documentmanagement? En waarom is het zo belangrijk?

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Nederlands
Selecteer taal
Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login
Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle


Neem contact op
Zoeken Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle

Nederlands Nederlands

English

Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Studio

Vereenvoudig het maken van content. Werk efficiënt samen en lever sneller hoogwaardige content met WoodWing Studio.

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Assets

Neem de controle over je digital assets. Sla je bestanden op, beheer ze en deel ze in één centrale hub met WoodWing Assets.

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Swivle

Transformeer je digital asset management. Centraliseer, deel en werk samen aan je bestanden met WoodWing Swivle.

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Scienta

Maak je complexiteit weer behapbaar en simpel voor iedereen. Manage kennis, kwaliteit en processen met WoodWing Scienta.

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Xtendis

Beheer moeiteloos je documenten en informatie. Organiseer, bekijk en verspreid je bestanden veilig met WoodWing Xtendis.

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Connect

Een krachtige integratie suite, inclusief API's, webhooks, plug-ins en de beste iPaaS-oplossing in zijn klasse (powered by Workato).

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

WoodWing Smart Styles

Een plug-in voor Adobe InDesign waarmee ontwerpers snel voorgedefinieerde stijlen kunnen toepassen en ontwerp workflows kunnen stroomlijnen.

Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak

Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

'Zero Defects' productie: hoe de maakindustrie streeft naar perfectie

'Zero Defects' productie: hoe de maakindustrie streeft naar perfectie

Wat is de ROI van een DAM-systeem en hoe bereken je deze?

Wat is de ROI van een DAM-systeem en hoe bereken je deze?

Wat is documentmanagement? En waarom is het zo belangrijk?

Wat is documentmanagement? En waarom is het zo belangrijk?

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Neem contact op
Home Inspiratie Blog

Documentmanagement

4 minuten leestijd

Digitaal archiveren, hoe doe je dat?

Ontdek de evolutie van archivering vanaf het spijkerschrift tot aan digitaal archiveren, met inbegrip van tips voor succesvolle digitale archivering.

Shape

Zo’n 3000 jaar v Chr. ontwikkelde zich in het huidige Irak het spijkerschrift. Het spijkerschrift werd geschreven op kleitabletten (tokens), waarop men met een rietstengel wig- en spijkervormige inkepingen maakte. Met het toenemen van de handel bestond er de behoefte om verhandelde producten en eventuele tegoeden te kunnen bijhouden. Is dit wellicht de oudste vorm van archivering? In ieder geval zijn de aantekeningen duurzaam bewaard gebleven en kunnen we ze na vele eeuwen nog steeds lezen.

Archiveren doen we al vele eeuwen en om verschillende redenen. De behoefte aan een geheugensteun, om iets achteraf aan te kunnen tonen of als bron van informatie is al zo oud als de mensheid. Ook nu is de hoeveelheid informatie en de digitale vorm waarin het wordt aangeboden, reden om onze archiveringsmethode tegen het licht te houden.

Wat is archiveren?

In feite is archiveren niets anders dan informatie op een dusdanige manier opbergen dat die op een later tijdstip nogmaals geraadpleegd kan worden. Het doel is dus niet het opslaan van informatie, maar het vinden ervan. Het grote verschil tussen het opslaan en archiveren is mijns inziens dan ook dat archiveren een zoekmethodiek impliceert die het vinden van informatie vergemakkelijkt.

Tegenwoordig staan we niet meer op een kleitablet met een rietstengel te zwaaien. Dat is ook niet praktisch doordat de meeste informatie die wij voor ogen krijgen, van digitale oorsprong is. Een onderzoek van IDC laat zien dat in het jaar 2020 de hoeveelheid digitale informatie zelfs met een factor 30 is toegenomen. Digitale archivering is hieraan onlosmakelijk verbonden. Het hebben van een goede informatiehuishouding met hierin een centraal digitaal archief is allang geen luxe meer, maar een voorwaarde om als organisatie te kunnen voortbestaan.

De voordelen van digitaal archiveren

  1. Plaatsonafhankelijk bij informatie kunnen.
  2. Mogelijkheden tot data-integratie door te koppelen met andere systemen.
  3. Beschikbaarheid (24×7) van informatie.
  4. Ruimtebesparing.
  5. Ondersteuning van multi-channel communicatie (Whatsapp, e-mail, etc.).
  6. Goede beveiligings- en autorisatiemogelijkheden.

Waar moet ik bij digitaal archiveren aan denken?

Behalve dat digitaal archiveren vaak over documenten gaat, kom ik ook steeds meer de vraag tegen om geluidsfragmenten of afbeeldingen op te slaan. De bijbehorende specifieke bestandsformaten moeten natuurlijk wel door het digitale archief in de importprocessen ondersteund kunnen worden.

Door systemen aan elkaar te koppelen en informatiebronnen te combineren ontstaan er nieuwe inzichten, staan traditionele business-modellen op hun kop en volgen veranderingen elkaar in rap tempo op. Onderliggende documenten dienen als onderbouwing van besluitvorming, bieden informatie of voorzien in de (wettelijke) bewijslast. Het past niet meer in deze dynamiek dat er naar een fysiek dossier gezocht moet worden, of dat er op diverse plaatsen moet worden gezocht. Bovendien is ruimte kostbaar, dus waarom zou je dat aan een statisch en fysiek archief besteden? Snelle beschikbaarheid, 24×7 is de norm. Een digitaal archief is hierin essentieel. Een digitaal archief moet hierom te koppelen zijn met andere systemen, minimaal via de gangbare koppelvlakken webservices en XML data.

De tijd dat archiveren aan het eind van het werkproces kwam, ligt al ver achter ons. Op het moment dat een document gescand wordt, een mail binnenkomt, een whatsapp bericht wordt gearchiveerd, is het direct voor iedereen beschikbaar. Meerdere kanalen (multichanneling) moet worden ondersteund met de juiste importprocessen van het systeem. De digitale documenten vormen steeds meer een onderdeel van de actieve bedrijfsvoering. Een modern digitaal archief heeft om deze reden meestal een workflow component in zich. Het kan de status van documenten actief veranderen en andere systemen triggeren. Bijvoorbeeld de behandelaar krijgt in het primaire systeem een melding als een document in een specifiek dossier is opgeslagen.

Het delen en beschikbaar stellen van informatie kent ook een aandachtspunt, een juiste autorisatie. Een goed autorisatiebeleid zorgt ervoor dat informatie alleen voor diegene beschikbaar is, die er ook recht op heeft. Een systeem moet een juist beleid ondersteunen, evenals de organisatie die het systeem op de markt brengt. Een ISO 27001 als keurmerk is geen garantie, maar geeft je in ieder geval de zekerheid dat de organisatie nagedacht heeft over de veiligheid van jouw informatie.

Praktische tips voor digitaal archiveren

1. Bepaal doel en omvang
Bepaal het juiste doel en de omvang van het digitale archiveringsproject. Zaken digitaal archiveren die niet of nauwelijks geraadpleegd worden, is zonde van uw tijd en geld. “Investeren in het verleden”, noem ik dat.

2. Wat levert het je op?
Bepaal wat het je oplevert als je bepaalde informatie digitaliseert. Deze afweging lijkt voor de hand liggend, maar ik zie nog te veel organisaties die een urgentie hebben om alles te digitaliseren, zonder dat daar directe aanleiding toe is.

3.Fasering
Een fasering is noodzakelijk voor het vasthouden van het enthousiasme en het behalen van resultaten. Voor het beheersbaar houden van het digitaliseringsproces kun je denken aan de volgende scenario’s:

  • Digitaliseren als je het fysieke dossier/stuk in handen hebt (een soort van scanning on demand)
  • Digitaliseren vanaf moment X.
  • Digitalisering per afdeling of werkproces.

Natuurlijk kun je de digitaliseringswerkzaamheden ook uitbesteden aan derden, of hier uitzendkrachten voor inhuren. Hierbij moet natuurlijk altijd de vertrouwelijkheid van de te digitaliseren informatie in acht worden genomen.

4.Bepaal vooraf functionele eisen
Bepaal vooraf de functionele eisen van een nieuw digitaal archief. Waar moet het minimaal aan voldoen? Laat je niet verleiden tot een groeiende lijst aan wensen en eisen, die in veel gevallen “nice to have” zijn. Dit gevaar ligt altijd op de loer. Zeker als je besluit een projectgroep te formeren met deelnemers van verschillende afdelingen, met ieder zijn/ haar eigen aandachtsgebieden.


5.Creëer draagvlak
Dat brengt mij meteen bij de laatste tip. Zorg voor draagvlak in de organisatie door een projectgroepsamenstelling met de juiste mensen. Laat de groep niet te groot worden (max. 6 man) en kies collega’s die veranderingsbereid zijn, anders bestaat de kans op een trage en lange besluitvorming. Dan hadden we net zo goed op ons ons kleitablet kunnen blijven schrijven…

WoodWing heeft al meer dan 30 jaar ervaring met het succesvol implementeren van haar digitaal archiefsysteem Xtendis. Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie over onze werkwijze.

Shape

Gepubliceerd op juli 07, 2020

Wim Vis

Wim Vis is Managing Director van WoodWing Xtendis. Wim heeft meer dan 25 jaar ervaring in het adviseren van organisaties bij uitdagingen op het gebied van digitale archivering, document management en informatiemanagement.

Terug naar het overzicht

Placeholder