Expansion
Expansion
Expansion

Welkom in de wereld van Xtendis

Je hebt aangegeven dat je (nog) beter wilt worden in het werken met Xtendis.  
We hebben je veel te vertellen, en gaan je de komende weken stap voor stap laten ervaren hoe eenvoudig Xtendis is.

Waarschijnlijk heb je de basisfuncties al ontdekt zonder enige uitleg. Voor een uitgebreide toelichting op deze functies verwijzen we je graag naar de Help-functie van Xtendis en de Xtendis beheerders binnen jullie organisatie.

Tijdens deze reeks geven we je graag wat nuttige tips en inzichten waarvan wij denken dat ze het dagelijk gebruik van Xtendis nog eenvoudiger maken.

Laten we bij het begin beginnen

Xtendis is een Document Management Systeem dat volledig gericht is op het vinden van documenten en de hieraan gekoppelde informatie. Het mag dan ook geen verrassing zijn dat de ‘Zoek documenten’ functie de meest gebruikte functie is. Om deze reden staat deze functie de eerste week centraal.

De Zoek-documenten-pagina

Op deze pagina brengt Xtendis je in 3 simpele stappen tot een gevonden document, maar vermoedelijk had je dat al ontdekt.

Vergeet het % teken niet!

Sommige velden in Xtendis zijn voorzien van handige vaste waarden of een datumveld waaruit je een keuze kunt maken bij het samenstellen van je zoekopdracht. Eenvoudiger kan het niet.

Maar voor een ‘gewoon’ veld zonder vaste waarden kan het soms lastig zijn om de juiste waarde te definiëren omdat je het simpelweg niet precies weet, bijvoorbeeld bij een naam. Je weet dan misschien alleen de voornaam Loes of de achternaam Meulendijk, of alleen een deel van de achternaam Meule...

In al die gevallen kun je het % teken invullen voor het gedeelte wat je niet weet.

Dus je kunt Loes Meulendijk zoeken door te zoeken op bijvoorbeeld:

of
Loes%
of
%meule%
of iedere afgeleide hiervan

Meerdere documenten in het zoekresultaat? Geen probleem

Zodra het zoekresultaat uit meer dan één document bestaat kun je met de pijltjestoeten op je toetsenbord gewoon door dit resultaat heen ‘bladeren‘ op zoek naar het door jou gewenste document. Indien deze functionaliteit niet lijkt te werken, dan kan dit door je browser komen. In Chrome werkt het gegarandeerd goed.

Door op de kop van een kolom te klikken, wordt het resultaat op deze kolom gesorteerd.

En: als je de kop van een kolom naar boven sleept, dan wordt het resultaat op deze waarde gegroepeerd. Groeperen is een erg handige functie en kan tot meerdere niveaus diep, waardoor je jouw persoonlijke boomstructuur kunt creëren.

Mooi, de eerste stap is gezet, je kunt de documenten nu nog makkelijker vinden, bekijken en rangschikken. 

Volgende week meer.

Aan de slag

Wil je ook al jouw bedrijfskritische informatie in één systeem?