Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Digitaal archief gekoppeld met ANVA zorgt voor optimale relatieadministratie
De Bouten Groep is een allrounder in financiële dienstverlening. De organisatie is verplicht te voldoen aan de Wet Financieel Toezicht (Wft). De wet verplicht financiële dienstverleners onder andere om de dossiers van hun relaties langdurig te bewaren.
Dit zorgt jaarlijks voor een sterke uitbreiding van het archief. Het archiveren van documenten neemt bovendien veel tijd en ruimte in beslag. Dit was voor de Bouten Groep aanleiding om te investeren in een digitaal archiefsysteem. Een vereiste was dat het archiefsysteem gekoppeld kon worden aan het primaire systeem ANVA dat de Bouten Groep gebruikt voor het beheer van haar relatiegegevens. Tevens wilde de Bouten Groep een systeem waarmee alle relatie gerelateerde documenten, zowel papieren als digitale (inclusief e-mails), gearchiveerd zouden kunnen worden.
De eerdere ervaringen van Expansion met de applicatie ANVA en de brede toepasbaarheid van Xtendis waren voor de Bouten Groep doorslaggevend om voor het digitale archiefsysteem Xtendis van Expansion te kiezen.
Snelle archivering en raadplegen van documenten
Expansion heeft met de ANVA-applicatie van de Bouten Groep een koppeling gerealiseerd, die het mogelijk maakt dat het digitale archiefsysteem Xtendis de database van ANVA kan benaderen. Dit zorgt voor uitwisseling van gegevens en snelle archivering van de verschillende documenten. Het toekennen van archiefkenmerken aan een document kan hierdoor op basis van één enkel gegeven worden gedaan. Zo is het mogelijk om een document op basis van alleen het polis- of schadenummer in het juiste relatiedossier in Xtendis te archiveren. De digitale Xtendis-relatiedossiers worden automatisch aangemaakt op basis van de relatiegegevens uit de primaire applicatie ANVA.
Papieren documenten worden in Xtendis opgenomen met behulp van meerdere Multi Functionele Printers. Digitale documenten worden direct vanuit de bron gearchiveerd met behulp van Print2Xtendis. Voor e-mailberichten maakt de Bouten Groep gebruik van de module Xtendis MS Outlook. Met deze module kunnen binnenkomende e-mailberichten (inclusief bijlagen) automatisch worden overgedragen naar Xtendis door ze naar een specifieke archiefmap in MS Outlook te slepen. Uitgaande e-mail berichten kunnen automatisch aan Xtendis worden toegevoegd door ze ook te versturen naar een specifiek e-mailadres dat wordt uitgelezen door Xtendis.
De documenten worden logisch geordend en in een onwijzigbaar formaat vastgelegd in meerdere Xtendis archieven. Door het toekennen van kenmerken aan documenten kunnen de medewerkers van de Bouten Groep deze weer snel terugvinden en raadplegen. Xtendis kan worden geraadpleegd met een Windows Client binnen de Citrix omgeving van de Bouten Groep. De documenten kunnen vanaf iedere werkplek worden opgevraagd en meerdere medewerkers kunnen hetzelfde document gelijktijdig bekijken, mits ze hiertoe geautoriseerd zijn.
Dankzij een stapsgewijze implementatie is Xtendis succesvol in gebruik bij de Bouten Groep. Xtendis zal in de nabije toekomst nog breder in de organisatie worden ingezet. Zo is de Bouten Groep voornemens om een online klantenportal op te zetten. Hierdoor zal het voor klanten van de Bouten Groep mogelijk zijn om (delen van) hun Xtendis relatiedossier zelf via internet op te vragen en in te zien.
Download hier de uitgebreide casestudy over Bouten Groep 
voor meer informatie over archiefsysteem Xtendis gekoppeld met ANVA
