expansion.nl  /  Referenties   /  Klanten  /  

Van Brederode Assurantiën

"100 à 200% efficiënter door gebruik van DIS"

In Nederland houden ruim 2300 professionele organisaties zich bezig met het bemiddelen in assurantiën. Veel van deze bedrijven zijn kleine, flexibele organisaties. Een typisch voorbeeld van zo'n bedrijf is Van Brederode Assurantiën. Het kantoor bestaat sinds 1993. Eigenaar Paul van Brederode nam toen een klantenkring over en voegde deze bij de relaties die hij al had uit de tijd dat hij samen met een compagnon een kantoor leidde. Het resultaat was, dat Van Brederode direct al 1.500 relaties had met in totaal 5.500 assurantieprodukten.

Toen Van Brederode zijn eigen bedrijf startte, had hij voor zichzelf twee uitgangspunten geformuleerd:

  • hij wilde geen personeel aannemen;
  • hij wilde de zaken vanuit huis kunnen doen.

Het voldoen aan deze voorwaarden stelde hem echter voor een probleem. Immers, de administratie van 1.500 klanten bracht een omvangrijk archief met zich mee waarvoor in zijn woning geen plaats was. Bovendien zou het onderhouden van een dergelijk archief het aannemen van een (parttime) medewerker noodzakelijk maken.

Van Brederode ging op zoek naar een oplossing en vond deze in de mogelijkheden van Document Informatie Systemen. Hij benaderde een aantal leveranciers, maar die hadden alleen oplossingen die buiten zijn budget vielen. Uiteindelijk kwam Van Brederode terecht bij Expansion in Rotterdam. Die hadden een standaard systeem in hun assortiment dat wel binnen zijn investeringsmogelijkheden lag. Een korte demonstratie overtuigde hem.

Uiteindelijk kreeg Van Brederode dus toch zijn zin. Hij heeft geen papieren archief, zodat hij zijn kantoor aan huis kan houden. Bovendien kost het bijhouden van zijn digitale archief hem zeer weinig tijd zodat hij alle werkzaamheden alleen kan verrichten. Van Brederode: "Ik begin mijn werkdag met het scannen en verwerken van alle binnengekomen stukken. Om ongeveer 9.30u ben ik daarmee klaar. De rest van de dag heb ik verder geen administratieve verplichtingen meer en kan ik volledig besteden aan productieve zaken. Alle informatie die ik daarbij nodig heb staat binnen enkele seconden op mijn scherm".

De flexibele opzet van zijn DIS maakt het mogelijk om een grote verscheidenheid aan documenten in het systeem op te slaan: "Alle belangrijke informatie sla ik in mijn DIS op: post, polisvoorwaarden, aanvraagformulieren, premietarieven, artikelen uit vaktijdschriften, et cetera. Ik kan in mijn systeem verschillende archieven aanmaken, zodat ik iedere documentsoort met geschikte zoeksleutels en trefwoorden kan opslaan. Door de flexibele opzet van mijn DIS heb ik een doeltreffend zoeksysteem kunnen opzetten".

Inmiddels werkt Van Brederode al weer ruim acht jaar met DIS, maar zijn enthousiasme is nog steeds niet getemperd: "ik nodig geregeld collega's van andere assurantiekantoren uit om te laten zien hoeveel besparingen ze met een DIS kunnen realiseren. Een aantal heeft op basis van mijn aanbevelingen ook de stap gezet".

Dat zijn kantoor enorme voordelen behaalt uit het gebruik van DIS, kan Paul van Brederode onderbouwen met harde cijfers. Jaarlijks verricht de Nederlandse Bond van Assurantiebemiddelaars (NBvA) een onderzoek naar de efficiëntie van haar leden. De resultaten van Van Brederode Assurantiën staken met kop en schouders uit boven die van de andere leden." Uit de onderzoeken van de NBvA blijkt dat ik zo'n 100 à 200% efficiënter werk dan de meeste van mijn collega's. Het enige dat ik anders doe, is het gebruiken van een DIS", aldus Van Brederode.

Paul van Brederode, tot slot, over de mogelijkheden van DIS systemen voor kleinere organisaties: "Ondanks het feit dat digitalisering van papieren documenten nu ook binnen het MKB door begint te dringen, zijn er naar mijn mening nog steeds te veel organisaties die de investering in DIS niet durven te doen omdat ze denken dat alleen grote ondernemingen er profijt van kunnen hebben. Ik hoop dat mijn verhaal een bijdrage levert in het wegnemen van dit misverstand. Want los van het feit dat de benodigde investeringen helemaal zo hoog niet meer zijn, kunnen juist kleine bedrijven echt enorme voordelen realiseren."