Tulp Keukens is een van de bekendste keukenbedrijven van Nederland. De organisatie maakt in haar eigen fabriek uitsluitend keukens volgens individueel ontwerp.
Het hoofdkantoor en de fabriek zijn gevestigd in Rijssen. Verder telt de organisatie ruim 20 verkoopvestigingen die verspreid zijn over het hele land. In totaal werken ruim 500 mensen voor Tulp Keukens.
De projectadministratie van Tulp is volledig geautomatiseerd. Alle gegevens die gedurende het verkoopproces zijn verzameld, worden centraal ingevoerd, waarna automatisch de planning en administratieve afhandeling wordt aangestuurd.
In dit proces worden veel documenten gegenereerd: orderbevestigingen, leveringsbonnen, facturen, etc. Tot voor kort werden al deze documenten in papieren vorm bewaard, wat een grote belasting voor de organisatie betekende. Met het archiveren ging bijvoorbeeld enorm veel tijd gepaard. Daarnaast ging het archief steeds meer ruimte in beslag nemen en kostte het medewerkers steeds meer tijd om documenten en dossiers terug te vinden.
In het jaar 2000 implementeerde Expansion haar standaard systeem Xtendis bij Tulp Keukens en werden al deze knelpunten in één keer verholpen.
Door de inzet van Xtendis kunnen alle documenten, die door het administratieve systeem worden gegenereerd, volledig automatisch digitaal worden gearchiveerd. Eens per dag worden de orderbevestigingen, leveringsbonnen, facturen en andere computer output naar Xtendis overgebracht. In Xtendis worden de documenten automatisch geïndexeerd (het debiteur- en projectnummer worden door de software uit de bestanden gehaald) en opgeslagen.
Alle daartoe geautoriseerde medewerkers van Tulp kunnen de documenten vervolgens vanaf hun eigen werkplek binnen enkele seconden raadplegen.
Naast computer output, gebruikt Tulp Xtendis ook om de binnenkomende documentstroom te verwerken. Het gaat hierbij onder meer om correspondentie en inkoopfacturen. Deze documenten worden met behulp van scanners digitaal gemaakt en in dezelfde indexstructuur opgeslagen als de computer output.
Een derde belangrijke documentstroom wordt gevormd door de keukenontwerpen. Deze documenten worden met behulp van AutoCAD gemaakt. Ook deze bestanden worden automatisch door Xtendis gearchiveerd.
Kortom, Xtendis beheert de hele documentstroom van het keukenverkoop- en leveringsproces. Alle documenten die op een project of klant betrekking hebben, kunnen in Xtendis bij elkaar worden opgezocht en geraadpleegd, ongeacht hun oorspronkelijke vorm en bron.
Met de implementatie van Xtendis heeft Tulp Keukens grote besparingen gerealiseerd. De tijd die gemoeid is met het archiveren en zoeken van de documenten is tot een minimum teruggebracht. Daarnaast stelt Xtendis Tulp in staat om haar klanten beter te informeren, omdat medewerkers nu binnen enkele seconden een totaal inzicht hebben in alle documenten die met een klant zijn uitgewisseld.