Sité Woondiensten
Integratie van digitaal archief met Navision zorgt bij Sité Woondiensten voor optimale beschikbaarheid van documenten.
Sité Woondiensten is een wooncorporatie in Doetinchem. Deze organisatie verhuurt eenheden zoals bijvoorbeeld huurwoningen en parkeerplaatsen. Vanuit de verhuur van deze eenheden en de contacten met relaties worden projecten opgezet zoals onderhoud en schilderwerk. Sité bezit 7500 woningen en zo'n 15 duizend klanten maken gebruik van hun diensten.
Bij de organisatie werken ongeveer 170 mensen. De medewerkers maken gebruik van Empire, een systeem dat is gebaseerd op Navision software van Microsoft (tegenwoordig heet dit systeem Microsoft Dynamics). In dit systeem worden gegevens ingevoerd van projecten, relaties, eenheden en van het personeel zelf. De gerelateerde correspondentie wordt digitaal gearchiveerd.
Het digitaal archiveren gebeurde voorheen in een systeem met een enorm complex archiefstructuur. Daarnaast ervoeren medewerkers het systeem als niet-gebruiksvriendelijk. Eveneens was het systeem niet geïntegreerd met Empire. Door deze oorzaken waren medewerkers nog steeds veel tijd kwijt aan het raadplegen van specifieke documenten.
Om de beschikbaarheid van de documenten te optimaliseren heeft Sité Woondiensten inmiddels het archiveringsysteem vervangen door Xtendis. Drie belangrijke factoren hebben een rol gespeeld in de uiteindelijke keuze voor Xtendis:
-
de open structuur van Xtendis waardoor een koppeling kon worden gerealiseerd met systeem Empire;
-
de gebruiksvriendelijk opzet van Xtendis;
-
de jarenlange expertise die Expansion heeft met het optimaliseren van documentintensieve processen.
Sité Woondiensten heeft onder begeleiding van Expansion in zijn documentenstroom meerdere veranderingen aangebracht. Deze staan hieronder beschreven.
Het bestaande digitaal archief dat bestond uit 150 duizend documenten is geconverteerd en in Xtendis in een nieuw verbeterde archiefstructuur opgeslagen. Tijdens het archiveren in Xtendis zijn deze documenten tevens fulltekst geïndexeerd. Hierdoor is het nu mogelijk om een document snel terug te vinden met ieder woord dat erin voorkomt.
Alle binnenkomende documenten worden gescand met een nieuw aangeschafte Canon DR 5010-C, Deze scanner beschikt over ruim voldoende capaciteit om de dagelijkse aanwas van ongeveer honderd documenten te verwerken. Bij het achtereenvolgend scannen van een stapel documenten wordt gebruik gemaakt van scheidingsbladen. Het voordeel hiervan is dat deze gescande documenten vervolgens wel als afzonderlijk in Xtendis worden aangeboden ter indexering. Het scanproces is hiermee aanzienlijk versneld.
Medewerkers van het secretariaat scannen de binnenkomende documenten. Wanneer een document dient te worden behandeld kennen ze hem in Empire toe aan een medewerker (met een zogenaamde 'to-do'). Betreffende medewerker kan in Empire zien of er één of meerdere documenten gereed staan om in behandeling te worden genomen. Deze documenten kunnen vervolgens met één druk op de knop in een apart scherm worden getoond. Om dit mogelijk te maken spreekt Empire Xtendis aan en toont Xtendis het betreffende document. Voor de gebruikers is dit overigens niet merkbaar; zij werken met Empire en Xtendis draait op de achtergrond.
Naast de papieren documenten die gescand worden, zullen ook alle elektronische documenten (zoals in- en uitgaande e-mail en intern gegenereerde documenten) worden gearchiveerd in Xtendis.
Binnen Sité Woondiensten heeft men uiteindelijk één compleet geïntegreerd digitaal archief dat vanuit verschillende invalshoeken benaderbaar is. Per project, relatie of eenheid kunnen vanuit Empire specifieke documenten worden geraadpleegd. Het zoeken naar documenten gebeurt dus alléén vanuit Empire en met een simpele druk op de knop. De beschikbaarheid van documenten is hiermee aanzienlijk verbeterd. En vooral vereenvoudigd!
Dat Sité Woondiensten enorm tevreden is met Xtendis blijkt wel uit de uitspraken van Jorine Maresch, projectmanager: "Dankzij de inzet van Xtendis kunnen wij onze klanten nu nog sneller te woord staan en antwoord geven op hun vragen. De dienstverlening is hiermee enorm verbeterd. Deze optimale service sluit perfect aan hoe wij ons als woningcorporatie richten tot de samenleving-> dienstbaar en sociaal betrokken. De grote voordelen die het digitaal opslaan van documenten in Xtendis én de koppeling met Empire voor de organisatie heeft opgeleverd, heeft ons doen besluiten Xtendis breder in de organisatie te zetten. Op korte termijn gaan we met behulp van Xtendis de inkoopfacturen digitaal verwerken.
