Optas komt voort uit het Pensioenfonds voor de Vervoer- en Havenbedrijven. Inmiddels is de insteek van de organisatie aanzienlijk verbreed. Ongeveer 60.000 relaties - verzekeringnemers en verzekerden - maken nu gebruik van de producten en diensten van Optas. De organisatie heeft een een balanstotaal van ruim € 3,7 miljard.
Optas werkt al sinds 1995 met Xtendis voor het digitaliseren van de post en relatiedossiers.
In Xtendis worden zowel binnenkomende als uitgaande documenten verwerkt. Uitgaande documenten worden als bestand direct vanuit een applicatie naar Xtendis overgebracht. Binnenkomende documenten worden met een scanner ingelezen. Hierdoor kunnen documenten uit verschillende bronnen in één digitaal dossier bewaard worden.
Xtendis is bij Optas gekoppeld aan een workflow systeem. In deze applicatie worden taakoverzichten voor de medewerkers bijgehouden. Met één druk op de knop kunnen medewerkers vanuit het workflowsysteem het achterliggende document in Xtendis raadplegen.
Optas kan zich geen werken zonder Xtendis meer voorstellen. Het verwerken en raadplegen van documenten verloopt uitermate efficiënt. Daarnaast is door het gebruik van Xtendis de informatiewaarde van de documenten en dossiers aanzienlijk gestegen. Vanwege de snelheid en het gemak waarmee documenten en dossiers gevonden kunnen worden, raadplegen medewerkers ze veel vaker. Hierdoor zijn ze beter op de hoogte van wat er speelt bij hun cliënten.