Mondriaan Onderwijsgroep
Efficiëntere manier van omgaan met gegevens van deelnemers bij Mondriaan onderwijsgroep door volledig gedigitaliseerde deelnemersadministratie.
Mondriaan onderwijsgroep in Den Haag verzorgt onderwijs voor ruim 30.000 onderwijsdeelnemers in de regio Den Haag, Vlietsteden, Westland, Delft en Leiden. Op verschillende locaties worden beroeps- en bedrijfsopleidingen, volwassenonderwijs en functiegerichte trainingen gegeven. Het is mogelijk dat een student op verschillende locaties lessen volgt.
Op elk van de locaties van Mondriaan onderwijsgroep wordt apart per deelnemer een dossier aangemaakt. Gevolg hiervan is dat op verschillende plekken binnen de Mondriaan onderwijsgroep dossiers bestaan van dezelfde deelnemer. Dit zorgt niet alleen voor een onnodig papieren archief maar leidt er ook toe dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten. Eveneens ontbreekt een totaaloverzicht van wat, per deelnemer, aan documenten in Mondriaan onderwijsgroep aanwezig is.
Tijdens het afleggen van een werkbezoek bij een ROC maakt de organisatie kennis met volledige digitalisering van de deelnemersadministratie wat zorgt voor een efficiëntere manier van omgaan met gegevens van deelnemers. Dit doet ook Mondriaan onderwijsgroep besluiten om met behulp van een digitaal archiveringsysteem centraal dossiers te gaan beheren die vervolgens vanaf verschillende locaties door medewerkers benaderbaar zullen zijn. Er zijn wel een aantal eisen waaraan het systeem moet voldoen: het dient gebruiksvriendelijk te zijn, een koppeling met het deelnemersinformatie-systeem PeopleSoft dient te kunnen worden gerealiseerd en het systeem dient stapsgewijs te kunnen worden uitgebreid met mogelijkheden.
Om een goede keuze te kunnen maken legt Mondriaan onderwijsgroep werkbezoeken af bij diverse organisaties die verschillende systemen voor het digitaliseren van documenten in gebruik hebben. Na uitgebreide marktverkenning valt de keuze uiteindelijk op Xtendis vanwege de open structuur waardoor koppeling met PeopleSoft makkelijk te realiseren is. Daarnaast voldoet Xtendis aan de eis dat het in verschillende fasen kan worden geëxpandeerd naar een organisatiebrede toepassing.
Met de inzet van Xtendis wordt een pilot gestart op de onderwijsrichting 'Mens en Maatschappij'. Zesduizend deelnemerdossiers van 10-15 pagina's per dossier worden gedigitaliseerd door deze met behulp van twee hoogvolume scanners te scannen en vervolgens te archiveren in Xtendis. Ten behoeve van het digitaliseren worden documenten uit het dossier voorzien van een barcode. In deze barcode zijn alle zoeksleutels verwerkt. Xtendis herkent de barcode en voorziet de documenten automatisch van de juiste zoeksleutels.
Daarnaast wordt Xtendis gekoppeld met de Oracle database van het deelnemersinformatiesysteem Peoplesoft. Hierdoor kunnen ingevoerde documenten in Xtendis naast de deelnemersgegevens in PeopleSoft worden getoond wat eveneens zorgt voor een enorme tijdsbesparing op het raadplegen van gegevens.
Managementrapportages die ervoor bedoeld zijn om na te gaan of dossiers compleet en geldig zijn werden voorheen samengesteld vanuit Peoplesoft. Deze rapportages worden nu gecompleteerd met documentgegevens uit Xtendis. Op een gemakkelijke manier kan nu worden nagegaan of alle verplichte documenten binnen de Mondriaan onderwijsgroep aanwezig zijn.
Mondriaan onderwijsgroep heeft besloten om in de nabije toekomst vanuit deze basis verder door te groeien naar een organisatiebrede toepassing van Xtendis. Zo zullen meer documentsoorten binnen verschillende onderwijsinrichtingen digitaal met Xtendis worden verwerkt en zal meer functionaliteit (bijvoorbeeld met documentflow) worden toegepast.
