MCB Groep (Nederland, België en Duitsland)
Meer dan één miljoen pagina's per jaar in minimale tijd verwerkt bij MCB Nederland.
MCB Nederland heeft ruim 65 jaar ervaring als onafhankelijke metaalgroothandel. Het bedrijf is op dit gebied één van de grootste ondernemingen van Nederland en levert aan tal van afnemers in de metaal be- en verwerkende industrie. Zo worden bijvoorbeeld constructies ten behoeve van de verkeersborden langs de Nederlandse snelwegen gemaakt met metaal dat door MCB Nederland is geleverd.
In de uitgestrekte magazijnen van MCB liggen duizenden producten klaar voor onmiddellijke levering aan de metaalverwerkende industrie
Naast het assortiment voorraadartikelen op handelsafmetingen kan MCB ook maatwerk leveren door het uitvoeren van allerlei bewerkingen van de producten. MCB hanteert een strikt kwaliteitsbeleid. Door middel van een uitgekiend kwaliteitsborgings-systeem voorkomt MCB fouten.
Bij de dagelijkse werkzaamheden van MCB gaan grote hoeveelheden documenten om, die gedurende kortere of langere tijd in de organisatie bewaard moeten worden. Het betreft onder meer:
- Attesten
- Bewerkingsopdrachten
- Magazijnbonnen
- Ontvangstbevestigingen
- Verzendadviezen
- Retouropdrachten
- Afwikkeldocumenten
- Kopiefacturen
- Opdrachten tot correctie
- Kasbonnen
Vroeger werden deze documenten, na verwerking, op microfiche gezet. Het microficheren van documenten was een tijdrovende aangelegenheid. Bovendien zijn de documenten niet op toegankelijke wijze te raadplegen.
Automatische indexering met behulp van barcodes
Vanuit het kwaliteitsstreven van MCB werd besloten om documenten met behulp van Xtendis te gaan digitaliseren. Xtendis is voorzien van barcode-herkenning, waardoor het systeem bij het scannen van de documenten automatisch één of meer indexen kan aflezen. Het is dus mogelijk om het toekennen van zoeksleutels automatisch te laten verlopen.
Daar waar documenten in digitale vorm aanwezig zijn (bijvoorbeeld de kopie-facturen) worden de bestanden als uitgangspunt genomen voor invoer in Xtendis. De archivering van deze documenten verloopt hierdoor zonder enige handmatige handeling.
Kortom, de tijd die nodig is om de documenten op te kunnen slaan is door de inzet van Xtendis tot een minimum afgenomen.
Ook het zoeken en raadplegen van de documenten verloopt bij gebruik van Xtendis veel sneller en eenvoudiger dan vroeger. Daar komt nog bij, dat gebruikers het systeem vanaf hun werkplek kunnen benaderen. De documenten zijn dus veel sneller beschikbaar om te kunnen raadplegen of printen.
Meer dan één miljoen pagina's per jaar
Bij elkaar verwerkt MCB momenteel 1,2 miljoen pagina's per jaar met Xtendis. Meer dan 15 miljoen pagina's zitten inmiddels in het systeem. De documenten worden door Xtendis op een grootschalige harddisk-oplossing opgeslagen en zijn direct toegankelijk voor gebruikers.