Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Onder meer de volgende accountants hebben Xtendis succesvol in gebruik:
- BDO Accountants & Adviseurs
- EJP Accountants
- Grutter & Partners FFA
- KPMG Management Services B.V.
- Ockhuysen Finance & Accounting
- Stolk & Partners
- Ten Kate & Huizinga accountants
- Westpark Accountants
Digitaal archiefsysteem Xtendis voor accountants
Een groot aantal accountants- en administratiekantoren gebruikt het digitaal archiefsysteem Xtendis voor het automatisch verwerken van facturen. De inzet van Xtendis stelt accountants in staat om een grote tijdsbesparing te realiseren bij het boeken en archiveren van facturen. Klanten kunnen hun documenten direct inzien.
Accountants en administratiekantoren kunnen door de inzet van Xtendis met minder handelingen een hoger serviceniveau bieden.
Bij gebruik van digitaal archiefsysteem Xtendis worden de facturen gescand en met behulp van geavanceerde herkenningstechnologie verwerkt. Alle boekingsgegevens worden automatisch van de facturen afgelezen en vervolgens verrijkt en gecontroleerd met gegevens uit de financiële administratie. Na controle worden ze automatisch geboekt en digitaal gearchiveerd. Naast facturen kunnen ook andere documenten in Xtendis worden vastgelegd.
Kostenbesparing in combinatie met een betere dienstverlening
- Grote tijdsbesparing dankzij geautomatiseerde invoer factuurgegevens en digitale archivering.
- Beperkte inzet hoogopgeleide medewerkers: met Xtendis kan een groot deel van de werkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers zonder boekhoudkundige kennis. Ook dit zorgt voor kostenbesparingen bij de factuurverwerking.
- Optimale toegankelijkheid: digitaal gearchiveerde facturen en andere documenten kunnen door alle daartoe geautoriseerde gebruikers direct worden ingezien. Door middel van een koppeling kunnen facturen ook vanuit de financiële administratie worden opgevraagd.
- Hogere kwaliteit van archivering: documenten raken in Xtendis nooit meer zoek of beschadigd.
- Gegarandeerde integriteit van documenten: met Xtendis zijn de facturen en andere documenten beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang. Hierdoor wordt voldaan aan de eisen die officiële instanties zoals de Belastingdienst stellen aan digitale archivering.
- Ruimtebesparing: een digitaal archief levert een enorme ruimtebesparing op. Ook draagt het bij aan opgeruimde en overzichtelijke werkplekken.
- Veiligheid: digitaal gearchiveerde documenten zijn beschermd tegen calamiteiten zoals brand- en waterschade.
- Beter dienstverlening voor klanten: klanten kunnen toegang krijgen tot hun digitale documenten binnen Xtendis. Ze kunnen de informatie raadplegen op ieder geschikt moment. Dit is een extra service die accountants- en administratiekantoren kunnen bieden. Bovendien zorgt het voor tijdsbesparing omdat medewerkers minder vragen hoeven te beantwoorden of documenten hoeven te verstrekken.
Xtendis gekoppeld aan diverse financiële systemen
Het digitaal archiefsysteem Xtendis is gekoppeld aan alle standaard financiële applicaties, waaronder AccountView, AFAS Profit, Exact, Twinfield en Unit4 Accounting. Binnen één organisatie kan het digitaal archiefsysteem Xtendis aan verschillende systemen worden gekoppeld.
Accountants- en administratiekantoren kunnen Xtendis in twee vormen afnemen:
-
Als een service via Internet.
-
Als een applicatie binnen de eigen organisatie.
