Lareco Nederland bv
Lareco wint veel tijd met digitale accordering van facturen!
Lareco Nederland bv is een aannemings-maatschappij voor grondwerken, water- en wegenbouw. De organisatie heeft vier vestigingen in Nederland en is tevens actief in de rest van Europa.
Bij Lareco werden voorheen de inkoopfacturen op een handmatige manier verwerkt.
De facturen kwamen binnen op het hoofdkantoor in Arnhem, waarna ze door de afdeling Financiële Administratie werden vastgelegd in het financiële systeem Metacom. Vervolgens werden ze in hun fysieke vorm naar de verschillende vestigingen verstuurd voor accordering en autorisatie. De facturen kwamen pas weer per post retour naar het hoofdkantoor, nadat ze waren goed- of afgekeurd. De knelpunten zaten niet zozeer in het registreren als wel in het distribueren en accorderen van facturen. Tevens was het terugvinden en het nagaan van de status van de facturen een lastig karwei.
Bij Lareco zijn, dankzij de inzet van Xtendis, de problemen bij de factuurverwerking opgelost.
Eén van de redenen om voor Xtendis te kiezen was dat het systeem kon worden gekoppeld aan Metacom. Dankzij de schaalbaarheid van Xtendis kon met een minimaal aantal aanpassingen in de bestaande werkwijze maximale efficiencyverbetering worden gerealiseerd. Zo besloot Lareco Xtendis vooral in te zetten voor de digitale distributie en accordering van facturen, wat voor enorme kostenbesparing heeft gezorgd.
De inzet van Xtendis leidt tot een veel efficiëntere manier van factuurverwerking.
De inkoopfacturen komen nog steeds binnen op het hoofdkantoor, maar worden nu voorzien van een barcodesticker waarna ze worden gescand. Xtendis leest en herkent de barcode, waarin een documentnummer is verwerkt, en slaat dit documentnummer op als zoeksleutel bij het document. Dankzij de koppeling geeft Metacom, op basis van het door Xtendis herkende documentnummer, additionele kenmerken, door zoals: relatienaam, kostensoort en relatienummer. Zodoende kunnen facturen in Xtendis met een groot aantal zoeksleutels gevonden worden zonder dat deze handmatig ingevuld hoeven te worden.
Dankzij de Xtendis flowfunctionaliteit vindt ook de distributie van facturen voor accordering op digitale manier plaats.
De uitvoerders die op verschillende locaties werkzaam zijn, treffen de voor hen bestemde facturen aan in speciale overzichten (mappen) binnen Xtendis. Deze toewijzing vindt volledig automatisch plaats op basis van de kenmerken die de facturen binnen Xtendis hebben. De uitvoerders kunnen de facturen vanuit de mappen opvragen en in behandeling nemen. Na de accordering krijgt de factuur automatisch een nieuwe status en komt hierdoor in de map van de Hoofduitvoerder die de factuur moet autoriseren. Ook deze toekenning gebeurt geheel automatisch.
Nadat een factuur volledig is goedgekeurd, komt deze weer terug in een overzicht van de Financiële Administratie.
Dankzij de inzet van Xtendis kunnen uitvoerders vanaf verschillende werkplekken de facturen in behandeling nemen. De doorlooptijd van facturen is hierdoor veel korter. Daarnaast is het eenvoudig om de verblijfplaats en actuele status van een factuur te achterhalen.
Door te kiezen voor bepaalde voordelen van digitale factuurverwerking met Xtendis heeft Lareco enorme besparingen gerealiseerd op het gebied van distribueren, accorderen, traceren, archiveren en terugvinden van de inkoopfacturen. Daardoor verloopt het factuurverwerkingsproces vele malen efficiënter dan voorheen. Ook de klantvriendelijkheid is hierdoor toegenomen: leveranciers met vragen over facturen kunnen te allen tijde uitstekend te woord worden gestaan, omdat de facturen en hun actuele status met één druk op de knop opvraagbaar zijn.
