Het pensioenfonds van Heineken bewaarde haar pensioendossiers tot voor kort op microfiches. Hoewel dit ten opzichte van het 'papieren tijdperk' al een hele verbetering was, bleven grote knelpunten bestaan.

Zo was het toevoegen van documenten aan dossiers uiterst arbeidsintensief. Hierdoor ging er veel tijd overheen voordat een document aan een dossier was toegevoegd. Ook het raadplegen van dossiers verliep allesbehalve soepel. Medewerkers konden de documenten alleen raadplegen op een speciale werkplek. Dit betekende dat als een verzekerde belde met een vraag over een document, deze vaak niet direct beantwoord kon worden. Daar kwam nog bij dat het onmogelijk was voor twee medewerkers om tegelijkertijd dossiers te raadpleegden.

De groei in het aantal dossiers en mutaties maakte de situatie steeds minder werkbaar. Heineken inventariseerde de markt en vond in het systeem Xtendis de ideale oplossing.

Binnenkomende documenten worden met behulp van een scanner in Xtendis ingelezen. Er is een koppeling gerealiseerd met het pensioensysteem van Heineken, zodat de documenten met een druk op de knop van alle relevante verzekerdengegevens kunnen worden voorzien. Op die manier wordt voorkomen dat foute gegevens ingevoerd worden en wordt veel tijd bespaard bij het invoeren van de documenten.