HaegheVelde BV
Efficiënt en gecontroleerd scannen en indexeren van persoons- en woningkaarten.
HaegheVelde BV is een organisatie die al sinds 1985 actief is in documentenconversies.
Na het verfilmen van microdatakaarten en technische tekeningen heeft de organisatie haar dienstenpakket aangepast aan de wensen vanuit de markt. Vanaf 1995 zijn nieuwe activiteiten geïnitieerd zoals printservice, 16- en 35-mm verfilming, scanwerk en OCR. Vanaf de zomer van 1999 zijn de diensten verder gemoderniseerd en uitgebreid.
Vanwege het continue streven naar modernisering en kwaliteitsverbetering, kreeg HaegheVelde van de Gemeente Den Haag de opdracht om het complete archief met woning- en persoonskaarten te digitaliseren.
Woning- en persoonskaarten bevatten de geschiedenis van alle woningen en personen binnen de gemeente. Op een woningkaart is af te lezen welke personen in een woning hebben gewoond. Een persoonskaart bevat de adressen waarop een inwoner van de gemeente gevestigd is geweest.
De gemeente heeft de wettelijke plicht om de kaarten 75 jaar lang te bewaren. De beslissing om het kaartenarchief te digitaliseren is genomen, omdat diverse knelpunten ontstonden. Zo kostte het de medewerkers van de gemeente steeds meer tijd om een kaart terug te vinden. Kaarten werden vaak verkeerd teruggelegd. Ook het enorme ruimtebeslag werd steeds meer als een probleem ervaren.
HaegheVelde is momenteel druk bezig om de in totaal 1,2 miljoen dubbelzijdige kaarten te digitaliseren. De organisatie maakt hierbij gebruik van de applicatie HaegheDIS, een door Expansion ontwikkeld scan- & indexeersysteem.
HaegheDIS stelt HaegheVelde in staat om het digitaliseringproces zo efficiënt en gecontroleerd mogelijk uit te voeren. Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk opgezet, zodat de medewerkers van HaegheVelde er snel mee uit de voeten kunnen. Er zijn diverse controlemechanismen in het systeem opgenomen, waardoor geen enkele invoerfout onopgemerkt blijft. Door de batchgewijze inrichting, kan HaegheVelde het proces opsplitsen in een aantal taken die over de verschillende medewerkers worden verdeeld. Gedurende het volledige proces kan hierdoor achterhaald worden welke medewerker een bepaalde taak heeft uitgevoerd voor een bepaalde batch. Met deze informatie kan HaegheVelde haar medewerkers optimaal begeleiden en hun functioneren op een zeer gerichte manier verbeteren.
HaegheDIS is in een zeer kort tijdsbestek door Expansion gerealiseerd. Expansion heeft meer dan 12 jaar ervaring met het ontwerpen, ontwikkelen en implementeren van scanoplossingen. De ervaring, kennis en tools van deze organisatie stelden haar in staat om een optimale oplossing voor HaegheVelde te realiseren.