Fortis Commercial Finance (Fortis)
Fortis Commercial Finance optimaliseert toegankelijkheid van cliënten output.
Fortis Commercial Finance (Fortis) houdt zich bezig met bedrijfsfinanciering op basis van debiteuren vorderingen, voorraden en bedrijfsmiddelen. Door deze combinatie van factoring, trade finance en leasing is Fortis in staat alle activa binnen een onderneming optimaal te financieren. De organisatie heeft hoofdvestigingen in 's-Hertogenbosch, Antwerpen, Parijs, Lyon, Düsseldorf, Birmingham en Tunbridge Wells en bedient klanten die veelal actief zijn in de internationale handel.
Klanten optimaal informeren
Fortis stelt zich tot doel om haar klanten optimaal te informeren. Bij de factoring-activiteiten worden klanten via het Internet op de hoogte gehouden. Daarnaast ontvangen ze dagelijks een grote hoeveelheid documenten, zoals rekeninguittreksels, boekingspecificaties en facturen. De accountmanagers bij Fortis dienen al deze documenten voor verschillende klanten binnen handbereik te hebben om eventuele vragen te kunnen beantwoorden. Hiermee ging tot voor kort een enorme papierwinkel gepaard. Documenten moesten in veelvoud in de organisatie verspreid worden en de accountmanagers waren veel tijd kwijt met het zoeken van de juiste documenten. De wetenschap dat op maandbasis ongeveer 400.000 overzichten worden verzonden, geeft een indicatie van de omvang van het probleem waar Fortis mee geconfronteerd werd.
Betere dienstverlening tegen een fractie van de kosten
Om dit probleem op te lossen is recentelijk Xtendis COLD geïmplementeerd. De verschillende overzichten, die door een AS/400-systeem bij Fortis worden gegenereerd, worden door Xtendis automatisch ingelezen en opgeslagen op een diskarray met een capaciteit van 252 GB. De documenten worden door Xtendis geheel automatisch van relevante zoeksleutels voorzien. Xtendis is bij Fortis ingericht volgens het "Client Consolidated Output" concept. Xtendis sorteert de documenten per klant en stelt ze beschikbaar aan de gebruikers. Zodoende kunnen de accountmanagers in Xtendis een totaaloverzicht opvragen van alle documenten die naar een bepaalde klant zijn verzonden. De voordelen van het gebruik van Xtendis zijn gigantisch. Het opbergen van de jaarlijks miljoenen archiefstukken kost geen tijd meer. Medewerkers hebben veel sneller toegang tot de voor hen relevante documenten. Ook de besparingen op papier-, kopieer- en archiefkosten zijn enorm.
Naast het feit dat er maar weinig systemen zijn die dit soort volumes zonder problemen kunnen verwerken, koos Fortis met name voor Xtendis vanwege de uitgebreide groeimogelijkheden. Zo is het de bedoeling om het systeem zeer binnenkort ook op de buitenlandse vestigingen van Fortis beschikbaar te gaan stellen. Daarnaast is Fortis van plan om de binnenkomende documentstromen te gaan scannen en onder hetzelfde index-systeem te brengen. De accountmanager wil immers complete dossiers, ongeacht de herkomst van de documenten. Een andere mogelijkheid die ontstaat door de implementatie van Xtendis is om klanten op termijn via bijvoorbeeld Internet direct toegang te geven tot hun eigen documenten.
Een basis voor de toekomst
Door de implementatie van Xtendis heeft Fortis niet alleen enorme besparingen gerealiseerd maar ook een basis gelegd voor een verdere optimalisatie van haar dienstverlening in het nieuwe millennium.