Altijd en overal toegang tot uw documenten
Een digitaal archief verhoogt
uw flexibiliteit en waarborgt uw processen
Ieder document direct beschikbaar
Uw complete archief digitaal binnen handbereik,
waar ook ter wereld
Uw archieven ook op lange termijn nog raadpleegbaar
Expansion levert oplossingen die zijn gericht op veiligheid en continuïteit
Al uw documenten in een veilige omgeving
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het digitale archief
Postregistratie met digitaal archiefsysteem Xtendis
Veel processen worden geïnitieerd en ondersteund door documenten. Een deel van deze documenten komt binnen als papieren post. In het papieren tijdperk werden deze stukken in papieren vorm gedistribueerd en nadat het proces was afgerond, gearchiveerd. In veel gevallen werd de post voordat deze werd gedistribueerd, geregistreerd in een postboek of een postregistratie systeem. Daarnaast werd van belangrijke poststukken een kopie gemaakt voordat deze werden verspreid.
Digitale postregistratie begin met digitaal archiveren
In de digitale wereld werkt het eigenlijk net andersom. Een poststuk wordt bij binnenkomst gescand en voorzien van een aantal kenmerken, bijvoorbeeld afzendergegevens, een onderwerp, een documentdatum en eventueel een status. Vervolgens wordt het document in digitale vorm gedistribueerd en ondersteunt het document het proces. Hierbij kan aanvullende informatie worden vastgelegd en kan bijvoorbeeld de status wijzigen van "behandelen" naar "afgehandeld". Als tijdens de werkzaamheden nieuwe documenten worden geproduceerd, bijvoorbeeld een e-mail met een antwoord op een vraag, kunnen die gekoppeld worden aan het gescande poststuk. Aan het eind van het proces zijn alle documenten automatisch in het digitaal archiefsysteem Xtendis opgeslagen en blijven zij tot in lengte van dagen beschikbaar voor raadpleging door geautoriseerde gebruikers.
Hetzelfde verwerkingsproces voor zowel papieren als digitale documenten
Eén van de grote voordelen van digitale postregistratie met digitaal archiefsysteem Xtendis is dat voor zowel papieren als digitale documenten hetzelfde proces kan worden toegepast. Dus ongeacht de wijze waarop bijvoorbeeld een klantvraag binnenkomt, bijvoorbeeld per e-mail of papieren post, zal deze volgens hetzelfde proces worden afgehandeld. Voor de medewerkers van de klantenservice maakt het dus niet uit of een vraag per post of per e-mail binnen is gekomen. Sterker nog, zij zullen dit in sommige gevallen niet eens weten. Bovendien geldt voor alle documenten in dit voorbeeld dat deze na afhandeling automatisch in het juiste klantendossier zijn gearchiveerd. In feite biedt Xtendis een hybride oplossing voor postregistratie, waarbij digitale documenten zoals e-mails en Word documenten, en papieren documenten op exact dezelfde wijze worden verwerkt.
