Dekker Zevenhuizen
14 Miljoen orderdocumenten optimaal toegankelijk met Xtendis.
Dekker Zevenhuizen is een van de grotere ondernemingen in Nederland op het gebied van maatwerk keukenwerkbladen en keuken-accessoires.
De organisatie vervult de rol van groothandel en producent en heeft daarnaast een eigen vervoerstak. Hierdoor biedt Dekker een compleet assortiment.
Dekker Zevenhuizen is een internationale opererende onderneming. Dagelijks werken ruim 150 vakbekwame medewerkers aan opdrachten van meer dan 1.000 klanten. Door haar schaalgrootte is Dekker in staat om zowel merkproducten als producten van eigen fabrikaat tegen scherpe prijzen aan te bieden.
De organisatie ontvangt iedere dag circa 1.200 orders. Elke order brengt de volgende document-stroom op gang:
-
Ontvangen order
-
Orderbevestiging
-
Werktekeningen
-
Wijzigingen (aanvragen, bevestigingen, tekeningen)
-
Picklist
-
Vrachtbrief
-
Factuur
Op jaarbasis leidt dit proces tot ongeveer 3 miljoen documenten. Documenten kunnen uit meerdere pagina's bestaan.
Het verwerken van deze enorme documentstroom was een grote kostenpost voor Dekker. Het archiveren van de documenten was een tijdrovende zaak. Uit praktische overwegingen werden documenten op volgorde van binnenkomst gearchiveerd, waardoor het zo goed als onmogelijk was om specifieke documenten terug te vinden. Dit leidde tot nog meer kosten. Immers, als zich geschillen voordeden over gemaakte afspraken en leveringen, dan werd de klant het voordeel van de twijfel gegund, omdat de documenten waarin een en ander was vastgelegd niet snel genoeg te vinden waren. Dit leidde geregeld tot creditering.
De implementatie van het Document Informatie Systeem Xtendis maakte aan deze situatie een einde. De documenten worden voortaan digitaal in Xtendis vastgelegd. Documenten die door Dekker zelf worden gegenereerd (vanuit Microsoft Axapta), worden als computer output volledig automatisch in Xtendis ingelezen. Papieren documenten worden met behulp van een scanner ingelezen. Vrachtbrieven zijn van barcodes voorzien, die door Xtendis worden afgelezen en automatisch als zoeksleutel aan de documenten worden verbonden.
Kortom, het archiveren van de documenten vergt nu nog maar een fractie van de tijd die er vroeger mee gemoeid was.
Medewerkers van Dekker zevenhuizen kunnen nu met behulp van Xtendis alle documenten met betrekking tot een order binnen een seconde raadplegen. Men kan zowel individuele documenten vinden (bijvoorbeeld een specifieke picklist) als een compleet orderdossier, waarin alle documenten met betrekking tot een order bij elkaar zijn te raadplegen.
De in Xtendis gearchiveerde orderdossiers zijn ook direct opvraagbaar vanuit de orderapplicatie, wat het zoeken naar een orderdossier nog eenvoudiger maakt voor de Microsoft Axapta-gebruikers.
Ook de klanten van Dekker Zevenhuizen kunnen hun eigen orderdocumenten opvragen uit Xtendis. Dit gebeurt via het My Dekker portal van SharePoint
De voordelen die Dekker Zevenhuizen met Xtendis heeft bereikt zijn enorm. De belasting van de documenten voor de administratieve organisatie is tot een minimum teruggebracht. Daarnaast is er nooit meer onduidelijkheid over de afspraken die met klanten zijn gemaakt. Als een klant belt, dan kan een medewerkers binnen een seconde alle relevante documenten raadplegen of ze doorverwijzen naar hun eigen My Dekker portal.