ADP Nederland B.V.
Dankzij Xtendis-online heeft ADP wereldwijd toegang tot zijn documenten.
ADP is één van de grootste salarisverwerkers ter wereld.
Security staat bij deze organisatie hoog in het vaandel: als eerste salarisverwerker beschikt ADP over de (SAS70) Type 2-mededeling wat onontbeerlijk is voor bedrijven die willen voldoen aan de Sarbanes-Oxley-wetgeving. In Nederland is ADP veruit het grootste bedrijf met dit specialisme. Er werken ongeveer 550 medewerkers bij de twee ADP-vestigingen in Rotterdam en Capelle aan den IJssel.
ADP maakt gebruik van het digitaal archiefsysteem Xtendis-online van Expansion.
Xtendis draait in een streng beveiligde hosting-omgeving bij Expansion en ADP levert, zoekt en raadpleegt zijn documenten via Internet. Hierdoor heeft ADP wereldwijd toegang tot alle documenten. Bovendien heeft ADP zelf geen omkijken naar het technisch beheer en hoeft er niet te worden geïnvesteerd in infrastructuur.
Xtendis is in fases ingezet bij ADP.
Als eerste is de financiële afdeling van ADP Xtendis gaan gebruiken. De documenten van deze afdeling worden in een niet-manipuleerbaar formaat in Xtendis gearchiveerd en vervolgens in digitale debiteurendossiers gepresenteerd. Tijdens het archiveren kan Xtendis, dankzij een koppeling met het CRM-systeem van ADP, automatisch gegevens als indexkenmerken overnemen. Deze hoeven dus niet handmatig door de gebruikers te worden ingevuld en beheerd. Met behulp van deze kenmerken kunnen medewerkers de documenten/dossiers snel vinden.
De positieve resultaten met Xtendis-online hebben er toe geleid dat Xtendis inmiddels ook wordt toegepast op de afdeling Managed Service. Deze afdeling verwerkt een grote diversiteit aan documenten, zoals e-mails, bijlagen en faxen. De import van deze documenten in Xtendis gaat uiterst efficiënt: op basis van de bestandsnaam of het onderwerp worden de documenten volledig automatisch van de juiste indexkenmerken voorzien en vervolgens in Xtendis opgeslagen.
Naast optimaal documentbeheer is de inzet van Xtendis ook cruciaal gebleken voor het slagen van een groot offshore-project: het uitbesteden van backofficewerkzaamheden aan de ADP-vestiging in India. De realisatie van dit offshore-project is onder meer dankzij Xtendis gelukt doordat ook voor de geautoriseerde ADP-medewerkers in India de documenten in Xtendis via Internet beschikbaar zijn.
Voor ADP heeft de inzet van Xtendis-online tot een groot aantal voordelen geleid:
- Enorme tijdsbesparing bij het opbergen en zoeken van documenten
- Minder archiefruimte nodig
- Geen omkijken naar technisch beheer en infrastructuur
- Optimale beveiliging van de documenten tegen brand- en waterschade
- Voldoen aan de eisen van de Sarbanes-Oxley-wetgeving
- Een succesvol offshore-project dankzij de wereldwijde beschikbaarheid van de documenten
